aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・諸々の生きる術など)

事務、庶務系スキル

中小企業の事務、庶務系スキルについて書いています

入力の繰り返しを減らす方法◎VLOOKUP関数で自動入力する応用事例を詳しく解説

VLOOK UP関数とその応用例について、画像を交えて紹介します。 この関数の素晴らしいところは、自動入力のようなことができて繰り返しの入力を減らせることです。 おおまかには、(1)リストさえ作れば(2)リスト上の情報を他のシート等で流用することで…

言った言わないトラブルを回避、記録を残して自分を守る◎ビジネスメールの活用

メールはただの連絡手段ではなく、あなたを守るツールでもあることを書きたいと思います。 「メールで記録を残す」という方法を身に着けるととても有効です。 大切な連絡はメールで行いましょう。具体的な事例とともに例文も紹介いたします。 目次: 対社内…

口頭の指示や耳からの情報が苦手な人へ◎私のメモの取り方と質問の仕方

指示を受けてわかったつもりなのに・・・いざ仕事に取りかかると疑問点が出てきて「さっき聞いたばかりなのにどうしよう!」と焦り、なんて聞けば怒られないだろうかと考える・・・そんな経験ありませんか? 怒られたくないしうざがられたくないし、忙しい先…

職場で話しかけるタイミングと何て話かけたら良いかわからない新人さん必見◎ポイント解説

先輩めっちゃキーボード打ってるけど質問していいかな・・・ 先輩すごい話し込んでるけど電話入ってる、取り次いだ方がいいのかな・・・ 働き始めたばかりだと、このようなコミュニケーションの1つ1つに戸惑うことがありませんか?私はとっても迷いました…

希望納期の伝え方と前倒し調整のコツ◎事務職必須スキル

希望納期のより良い伝え方、ベストな納期回答をもらうための調整のコツについて書いています。また、客先の無理難題にどのような姿勢で付き合うかにも触れています。 一部はメールの例文つきです。 中小企業の事務員は、事務的な作業に留まらずちょっとした…

マルチタスクが苦手でやるべき仕事を忘れる人へ*仕事を忘れないメモの取り方の提案

やらなければいけない仕事を忘れてしまった! ・・・そんな事態を避けるための方法について書いて参ります。 1つの緊急事態に対応したことで他の業務が後回しになることや、業務が多すぎて処理しきれない場合に仕事が漏れてしまうことがあります。 私のよう…

会社の顔になる!電話対応とメモの基本を確認しよう◎

電話口の対応はそのまま会社の印象へ直結するといっても過言ではありません。ポイントや注意点を抑えて、スムーズな対応を身に着けていきましょう。 相手の顔が見えない電話対応は、少しやりづらさを感じることがあるかと思いますが、慣れてしまえば気になら…

遅延の報告とお詫びの例文◎ビジネスメール

ビジネスメールの中でも、なるべく書きたくないジャンルがあります。客先への良くない報告とお詫び系です。 簡潔に書くのが基本ですが、お詫びと説明は丁寧にしましょう。 早速、例文を見ていきます。 件名:納期遅延の報告とお詫び/型番BBBB -------------…

その指示の一歩先を考えたことありますか?プラスαで応えよう、気配り上手な事務

入社してしばらくの間は、指示された業務に取り組むだけで精いっぱいだと思います。 気配りを意識するのは、仕事の全体的な流れがわかってきてからで問題ないです。そのペースは人それぞれなので焦る必要もありません。 なので、今は覚えるので精いっぱいと…

消費者からの問い合わせ・クレームに対応する◎BtoC業務について

一般のお客様からの問い合わせにドキドキしながら対応したことはありませんか?この記事では、トーク例を交えた対応方法や応答の心構えなどを書いています。 目次: BtoCの「やりにくさ」 お客様は神様ではないが、完全に対等ということでもない 困難な電話…

ビジネスメールの定型を知っておこう◎確認依頼、退職挨拶への返信

ビジネスメールの書き方には一定のフォーマットがあります。お決まりの文言やマナーを覚えておくとスムーズで気持ちの良いやり取りができることと思います。 例文と解説を読んで形を覚えていきましょう。 まずは、納期確認の依頼メールを参考に見ていきまし…

必須スキル?ビジネス文書の基本ー送付状ー

送付状は、書類や物品を送るときに添付する「お手紙」です。「カバーリング」や「添え状」とも呼ばれます。 何か送るときは送付状をつけることが、基本のマナーです。特に郵便の場合、目的の書類だけをポンッと封筒に入れることはあまりしません。(時間のな…

電話対応に便利な伝言メモの作り方◎ワードで作る

電話対応時にあると便利な伝言メモの作り方を紹介いたします。 フォーマットはWordで作成・印刷して利用するものです。会社の規則によりますが、自由に印刷OKでしたら作ってみてください。(裏紙利用を推奨している会社であれば裏紙で。) フォーマットだ…

アナタも〇〇のうるさい人かも?ブラインドタッチの基本

キーボードを見ないで入力できるようになると仕事はぐんと速くなります。「ブラインドタッチ」の必要性を考えましょう。 ブラインドタッチを覚えると、たとえば電話を受けながら ◆情報の検索をかける ◆パソコンでメモを取る ことが可能となります。 それから…

絶対にCCへ入れてはいけない人とは?一斉送信の方法

一斉送信をCCで行う・・・ この決定的なミスをしてしまったら、血の気が引き、天地がひっくり返るような大きなショックを受けるだろうなと想像しています。CCとBCCの使い分けを間違いなく理解する必要があります。 ところで、初めて持った携帯端末はガラケー…

正確性は『ダブルチェック』、スピードは『ショートカットキー』で

事務処理は、「正確性」と「スピード」が求められます。 これはワタシの気持ちですが、新人の方にはまず正確性を身に着けてほしいです。 スピードを意識しするのは慣れてきてからでOKです。 正確性を確保することは流れ作業では身に着かないため、初めから…