aoko's blog

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必須スキル?ビジネス文書の基本ー送付状ー

 

送付状は、書類や物品を送るときに添付する「お手紙」です。「カバーリング」や「添え状」とも呼ばれます。

何か送るときは送付状をつけることが、基本のマナーです。特に郵便の場合、目的の書類だけをポンッと封筒に入れることはあまりしません。(時間のない時などは付箋のメモをつけることもあります。)

 

送付状は、会社でフォーマットを用意していることもありますが、小さい会社の場合は各自で用意しているケースもあります。そんなときは、イチから作ってみましょう。ビジネス文書の基本になりますので概要を掴んでおくと応用しやすいです。

記載することは主に下記の項目です。

*日付

*宛先

*送り主

*定型文 >>>詳細は下記参照

*記載事項 >>>詳細は下記参照

 

詳しく見て行きましょう。

 >>>定型文  挨拶と用件概要です。

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拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

 

さて、下記のとおり書類をお送りいたしますのでご査収くださいますようお願い申し上げます。

 

敬具(フォーマットでは右寄せ)

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拝啓の隣にはスペースを1つ開けます。敬具は最後の文章から一行空けて、右側に寄せます。

 

>>>記載事項  同封する書類の内容や、用件詳細を記します。

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(フォーマットではセンタリング)

  同封内容
  注文書       1枚

以上(フォーマットでは右寄せ)

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センタリングした「記」で始まり、右に寄せた「以上」で終わります。

 

実際に、フォーマット見てみましょう。まずは郵便物や物品に同封する送付状からです。
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つづいてFAXを送信するときにつけるFAX送信状です。FAXと大きく記載するのが一般的です。

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作成のポイントを確認しましょう。

◎日付は自動更新にしておく。

◎自社の情報は、宛先より少し小さく、低く。

◎自社の情報は、テキストボックスで作る。(動かしやすい)

◎行間は適宜調整する。フォントによって行間が広すぎる場合は狭くする。

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送付状をつけなくても良いケースもあります。例えばこんなとき。

◎Faxで頻繁に注文書等のやり取りを行っている。

◎習慣や暗黙の了解で以前からつけていない。

◎緊急の対応で用意する時間がない。(郵便書類は付箋のメモをつけましょう)

 

テンプレートが必要でしたら、Dropboxを使って送付できればいいかなと思っていますが、お互いにプライバシーをキープできる良い方法があれば教えてください(^_^;)お問い合わせフォームよりご相談ください。 

 

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