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INVOICE(インボイス)の書き方とフォーマット◎サンプル画像で確認

 

Invoice(インボイス)の書き方についてサンプル画像を用いて解説します。

Invoiceとは請求書のことで外国との取引や輸出入の手続きで使用します。「誰が」「誰に」「どのような取引条件で」「何を」「いくつ、いくらで」売るのかを詳しく記載します。

 

目次:

 

記載事項の一覧

書類に決まったフォーマットはありませんが、記載する項目は下記のとおりでだいたい決まっています。漏れなく記載していれば形式は問われません。

 

*Letter head レターヘッド=売り主情報(社名、住所、連絡先、あればロゴ)

*Invoice to 買い主(社名、住所、連絡先)

*Nortify Party 着荷の通知先(買い主と同じことが多い)

*Invoice No. 書類番号

*Date 日付

*Departure 発地

*Arrival 着地

*Vessel 船舶名 Voy no.

*ETD Estimated delviery date 出発予定日

ETA Estimated arrival date 到着予定日

*PO# 注文番号

*Description of Goods 内容品

*Unit price 単価

*Amount 合計金額

*Currency 取引通貨

*Payment terms 支払い条件

*Trade terms 貿易取引条件(インコタームズ)

*Bank information 送金先銀行情報

*Country of origin 原産国

*Signature 署名 

 

項目別の解説 

ざっと上記ような項目を記載します。項目別に詳しく確認していきましょう。

 

>>>Invoice No. 書類番号

書類番号は、重複することはないです。会社のルールに従いますが、参考までにどんな風に番号を割り当てるか例を紹介します。

 

A190600001 → AはAiueo Corpの頭文字、1906は出荷月、00001はインボイス番号の連番で、1から始まり9999まで発行できるということです。

または、単純に日付でA19060901というのもアリです。末尾01はその日に発行したインボイス番号の連番です。以上、ご参考までです^^

 

>>>Description of Goods 内容品

貨物が「何か」を記載します。多くの場合、商品名や型番を記載するだけでは第三者はその貨物が何であるか判別することはできません。その場合、貨物の一般名称と商品名を書くと良いです。

例:Skin care cosmetics, Moisture gel : Beauty max mochimochi

上記の例で「Beauty max mochimochi」だけを見て、これが保湿ジェルだと確実に理解してもらうことは難しいです。フォワーダーさんから「これってなんですか?」と聞かれるのが目に見えてます。これでは通関できません。

 

>>>Payment terms 支払い条件

多くの場合、電信送金(Telegraphic Transfer)で支払われますのでInvoiceには略称の「T/T」と記載されることが多いです。

 

[書き方の例]

前払い:T/T in Advance

30日以内(出荷後):T/T Net 30 Days

半金残金:T/T 50% in Advance, 50% After Shipment

 

T/Tの他にL/Cという支払い方法があります。L/Cとは信用状(Letter of Credit) のことで、ざっくり言うと銀行の協力を得て(=手数料を支払って)、客先から確実に代金を回収するための決済方法です。売る側の「代金が回収できない」リスク、買う側の「商品をもらえない」リスクも、いずれも回避する目的があります。

 

>>>Trade terms 貿易取引条件(インコタームズ)

取引条件を示すもので、主にアルファベット3文字で表記されます。具体的には貨物の引き渡しをどこで行うか、輸送中の危険負担はどこからどこまでか、関税はどちらが支払うか、といったことを明確にするものです。貿易を円滑に行うために世界共通の理解で運用されています。

 

サンプルのInvoiceは FOB Japan となっています。

Free on Board Japan = 日本側で船に乗せたところで貨物の費用負担・危険負担が売主の手元から離れる、という意味になります。

買う側は、輸送費、海上貨物保険料および輸入諸経費を負担します。

 

>>>Bank information 送金先銀行情報

自分たちの銀行情報を示すものです。出荷の度に発行するInvoiceには記載しない会社もあれば、記載することもあります。

海外から送金してもらうときに、銀行名と口座番号を英語表記だけで送っても手続きなされません。世界中の銀行にはそれぞれ割り振られたコードがあり(Swift code)、更に支店毎にもコードがあります。このコードを正確に伝えないと海外から支払い手続きを正しく行うことが難しくなります。

 

>>>Country of origin 原産国

必ず明記します。Made in JapanでもCountry of origin: Japanでも大丈夫です。

 

>>>Signature 署名

基本的には担当者のものではなく上司(責任者)がサインします。海外だと電子データでサインが入っていることもあります。会社の方針次第となります。

客先に対して発行する取引書類ですので責任者がサインすることが通常だと思います。(通関時の書類形式としは、サイン欄自体なくても問題になったことはないです。)

 

サンプルを確認

実際にサンプルを見てみましょう。

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アップで確認しましょう。

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レターヘッドは社名情報を入力するだけでもOKです。あればロゴも入れるとかっこいいという感じなので必須ではありません。下記はパッキングリストですが、ロゴなしのレターヘッド参考画像です。

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1ページに書ききれない場合

物品数が多く1ページに収まらない場合は、2ページ以上になって構いません。詳しくは下記記事をご参考になさってください。

 

www.blue-aoko.com

 

Excelでテンプレートを作成しましたので、必要であればDropboxなどでリンクを送ることも可能です。また、プライバシーを守れるもっと良い方法があればご教示をお願いします。お問い合わせフォームよりご相談ください。

経験ベースの記事ですのであくまでご参考としてください。 

2019.7.17更新

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