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ビジネスメールの定型を知っておこう◎確認依頼、退職挨拶への返信

 

ビジネスメールの書き方には一定のフォーマットがあります。お決まりの文言やマナーを覚えておくとスムーズで気持ちの良いやり取りができることと思います。

 

例文と解説を読んで形を覚えていきましょう。

 

まずは、納期確認の依頼メールを参考に見ていきましょう。

件名:注文分の納期確認・調整の依頼

本文ーーーーーー

株式会社あいうえお
田中様

 

お世話になっております。
あいうえおの斉藤です。

 

恐れ入りますが、下記のとおり納期の確認および
前倒しのご調整をお願いいたします。

 

1.下記注文分の納期をご教示いただけますようお願いいたします。

注番:1234
型番:A
数量:1個
希望納期:〇月〇日

 

2.下記について納期の前倒しをお願いできますでしょうか。

注番:1235
型番:B
数量:1個
旧納期:〇月〇日 → 新希望納期:〇月〇日

 

以上、よろしくお願いいたします。

===========================
株式会社あいうえお
営業部 斉藤令子
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 △△ビル1F
TEL: 03-0000-0000 / FAX: 03-0000-0000
email: aaaa@bbb.co.jp
===========================

ここまでで一通のメールです。

 

◎「〇〇様」と名前で始める場合もあります。宛先が顧客の場合は丁寧に書くに越したことはないですから、社名も入れておいて間違いはないです。

 

◎文の始まりは「いつもお世話になっております。」「お世話様です。」等から始まります。これは必須です。

社内のやり取りであれば「お疲れさまです」と書きます。所属する部署や用件によっては省略されることもあります。

 

◎依頼の内容は簡潔・明瞭に伝えます。

複数の依頼事項は箇条書きにします。誤解や情報不足によって、やりとりの回数が増えないよう、お願いしたい内容はしっかり提示します。上記の例だと注番や型番です。

 

◎何かお願いする場合は、「恐れ入りますが」と一言付け加えましょう。

自分の立場がお客であるかどうかは関係ないです。気持ちよく一緒に仕事をするため、お互いに尊重し合う姿勢が大切です。

(すご~く低姿勢で丁寧な言葉遣いで無理難題を言ってくる人もいます。お客さんを相手にするのは困難がつきものですね(^_^;))

 

◎文末には、「以上、よろしく~」や「何卒、よろしくお願いいたします。」という締めの言葉がほぼ必ず入ります。

 

◎最後に、名前や社名を表示しているのは「署名」です。
GmailOutlook等のメールソフトには署名をつける機能があります。一度設定すれば、自動的に新規作成や返信メールに署名を入れることができます。

署名を設定するときに「以上、よろしく~」も入れておけば、毎回入力しなくて済みますよ。

会社によっては署名に住所を入れなかったり、簡略にすることもありますので、他の人のメールを見ながら決めたらよいと思います。最初のうちは、丁寧にしておいて間違いはないと思います。

 

次に、春に多いのですが異動や退職の挨拶メールをもらったときの返信についてです。これは意外と迷うので参考例を書きます。

先方が挨拶や引継のため来社する場合もあります。その会社の方針や、取引の大小も関わってくると思います。こういった挨拶メールはせっかく連絡をもらったのですから、気負わずに返信した方がいいです。素早く返してしまいましょう。

早速サンプルを紹介いたします。

件名:RE:異動のご挨拶

本文ーーーーーー

株式会社あいうえお
田中様

 

お世話になっております。
あいうえおの斉藤です。

 

ご連絡いただきありがとうございます。

こちらこそ急ぎの依頼にも迅速にご対応いただき、

きめ細やかなサポートに感謝しております。

大変お世話になり、ありがとうございました。

田中様のますますのご活躍を祈念いたしております。

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株式会社あいうえお
営業部 斉藤令子
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 △△ビル1F
TEL: 03-0000-0000 / FAX: 03-0000-0000
email: aaaa@bbb.co.jp
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退職の場合は、こんな締め方も良いです。

「田中様のご健勝とご多幸を祈念いたしております。」

 

大事なことは、お礼の言葉と今後の活躍や幸せを祈ることです。

仰々しい文章でなくて良く、さっぱりでOKだとワタシは思っていますが、この辺は個人のスタンスによりますね。

 

まとめとして、ビジネスメールは簡潔に書くことが基本です。

多少、文章が味気なくても良いのです。お礼や恐縮、謝罪の言葉を確実に書くことが大切です。お役立ちフレーズを簡単にご紹介いたします。

<お礼>

ありがとうございます。/お礼申し上げます。/感謝申し上げます。

<恐縮>

大変(誠に)恐れ入りますが、/恐縮ですが、

<謝罪>

誠に申し訳ございません。/心よりお詫び申し上げます。/重ねて申し訳ございませんが、

 

今後はお詫びメールの例文などもアップしていけたらなと思います。

⇒アップしました。記事一覧よりご覧ください。

 

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