ビジネスメールの書き方には一定のフォーマットがあります。お決まりの文言やマナーを覚えておくとスムーズで気持ちの良いやり取りができることと思います。
例文と解説を読んで形を覚えていきましょう。
まずは、納期確認の依頼メールを参考に見ていきましょう。
件名：注文分の納期確認・調整の依頼
本文ーーーーーー
株式会社あいうえお
田中様
お世話になっております。
あいうえおの斉藤です。
恐れ入りますが、下記のとおり納期の確認および
前倒しのご調整をお願いいたします。
１．下記注文分の納期をご教示いただけますようお願いいたします。
注番：1234
型番：A
数量：1個
希望納期：〇月〇日
２．下記について納期の前倒しをお願いできますでしょうか。
注番：1235
型番：B
数量：1個
旧納期：〇月〇日 → 新希望納期：〇月〇日
以上、よろしくお願いいたします。
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株式会社あいうえお
営業部 斉藤令子
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 △△ビル1F
TEL: 03-0000-0000 / FAX: 03-0000-0000
email: aaaa@bbb.co.jp
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ここまでで一通のメールです。
◎「〇〇様」と名前で始める場合もあります。宛先が顧客の場合は丁寧に書くに越したことはないですから、社名も入れておいて間違いはないです。
◎文の始まりは「いつもお世話になっております。」「お世話様です。」等から始まります。これは必須です。
社内のやり取りであれば「お疲れさまです」と書きます。所属する部署や用件によっては省略されることもあります。
◎依頼の内容は簡潔・明瞭に伝えます。
複数の依頼事項は箇条書きにします。誤解や情報不足によって、やりとりの回数が増えないよう、お願いしたい内容はしっかり提示します。上記の例だと注番や型番です。
◎何かお願いする場合は、「恐れ入りますが」と一言付け加えましょう。
自分の立場がお客であるかどうかは関係ないです。気持ちよく一緒に仕事をするため、お互いに尊重し合う姿勢が大切です。
（すご～く低姿勢で丁寧な言葉遣いで無理難題を言ってくる人もいます。お客さんを相手にするのは困難がつきものですね(^_^;)）
◎文末には、「以上、よろしく～」や「何卒、よろしくお願いいたします。」という締めの言葉がほぼ必ず入ります。
◎最後に、名前や社名を表示しているのは「署名」です。
GmailやOutlook等のメールソフトには署名をつける機能があります。一度設定すれば、自動的に新規作成や返信メールに署名を入れることができます。
署名を設定するときに「以上、よろしく～」も入れておけば、毎回入力しなくて済みますよ。
会社によっては署名に住所を入れなかったり、簡略にすることもありますので、他の人のメールを見ながら決めたらよいと思います。最初のうちは、丁寧にしておいて間違いはないと思います。
次に、春に多いのですが異動や退職の挨拶メールをもらったときの返信についてです。これは意外と迷うので参考例を書きます。
先方が挨拶や引継のため来社する場合もあります。その会社の方針や、取引の大小も関わってくると思います。こういった挨拶メールはせっかく連絡をもらったのですから、気負わずに返信した方がいいです。素早く返してしまいましょう。
早速サンプルを紹介いたします。
件名：RE:異動のご挨拶
本文ーーーーーー
株式会社あいうえお
田中様
お世話になっております。
あいうえおの斉藤です。
ご連絡いただきありがとうございます。
こちらこそ急ぎの依頼にも迅速にご対応いただき、
きめ細やかなサポートに感謝しております。
大変お世話になり、ありがとうございました。
田中様のますますのご活躍を祈念いたしております。
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株式会社あいうえお
営業部 斉藤令子
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 △△ビル1F
TEL: 03-0000-0000 / FAX: 03-0000-0000
email: aaaa@bbb.co.jp
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退職の場合は、こんな締め方も良いです。
「田中様のご健勝とご多幸を祈念いたしております。」
大事なことは、お礼の言葉と今後の活躍や幸せを祈ることです。
仰々しい文章でなくて良く、さっぱりでＯＫだとワタシは思っていますが、この辺は個人のスタンスによりますね。
まとめとして、ビジネスメールは簡潔に書くことが基本です。
多少、文章が味気なくても良いのです。お礼や恐縮、謝罪の言葉を確実に書くことが大切です。お役立ちフレーズを簡単にご紹介いたします。
＜お礼＞
ありがとうございます。／お礼申し上げます。／感謝申し上げます。
＜恐縮＞
大変（誠に）恐れ入りますが、／恐縮ですが、
＜謝罪＞
誠に申し訳ございません。／心よりお詫び申し上げます。／重ねて申し訳ございませんが、
今後はお詫びメールの例文などもアップしていけたらなと思います。
⇒アップしました。記事一覧よりご覧ください。