aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル、諸々の生きる術など)

事務の定番業務◎取引先へ休業をお知らせをする

 

夏季や年末年始の連休前には、取引先へ休業予定をお知らせするのが一般的です。

本記事では、お知らせのマナーやテンプレートを紹介いたします。

 

メール、FAXなどで取引先へアナウンスした上で、ホームページへも掲載します。

 

連休前の中小企業において、事務職が対応することを挙げてみます。

1.案内文書の作成

2.案内の配信

3.仕入先等の休業スケジュールの把握、社内通知

 

1つずつ確認していきます。

 

<1.案内文書の作成>

ワードで作成する書面の大まかな構成です。

 

◎宛先:取引先各位

◎日付:2019年6月吉日 →発行日は「吉日」とします。個人的には西暦派ですが会社次第です。

◎差出人:会社・住所・連絡先

◎タイトル:〇〇休業日のご案内

◎拝啓~敬具:挨拶、案内文

◎記~以上:休みの日程や注意事項等

 

「夏季休業日のご案内」と題した書面のサンプルを見てみましょう。

f:id:blue_aoko:20190613135026p:plain

 

いつから営業を再開するから、補足しておくと親切です。

 

<2.案内の配信>

メールで送る際は、案内文をPDFへ変換して添付します。ワードのまま送ることはありません。

メール本文の書き方についても確認しましょう。

 

件名:夏季休業日のご案内 / 株式会社あいうえお

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取引先各位

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社あいうえおの斉藤と申します。

 

ご多用のところ恐れ入りますが、添付にて弊社の

夏季休業日をご案内をさせていただきます。

 

休業期間:2019年8月11日(月)~16日(月)

 

ご不便をおかけしますが何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

 

以上、よろしくお願いいたします。

<署名>

========================

という内容です。

 

取引先をBCCへ入れて一斉送信します。

BCCとCCについては「絶対にCCへ入れてはいけない人とは?」をご参照ください)

  

<3.仕入先等の休業スケジュールの把握、社内通知>

事務の仕事として、取引先の休業スケジュールを一覧にまとめて社内へ通知する場合があります。

会社での指示や、業務手順に従い行いましょう。

 

以下は補足の説明です。

 

仕入先については、注文・出荷の締切を把握する必要があります。

連休前に出荷してほしいものをいつまでに発注するか、連休を見越して早めに発注をかけた方が良いか、等の予定を立てます。

 

客先についてはいつまで納品を受け付けているのか、という点に留意します。

(連休の影響で通常よりリードタイムを要する場合は、営業自身が各担当顧客に説明しているはずで、事務担当者はそこまで気にかけなくて良いかと思います。

ただ、一般的な話なので会社次第ではあります。)