aoko's blog

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事務の定番業務◎取引先へ休業をお知らせをする

 

夏季や年末年始は多くの会社が一斉に連休を取ります。連休前には必ず取引先へ休業の予定をお知らせするのが一般的です。お知らせのマナーやテンプレートを紹介いたします。

お知らせする方法は、メール、FAXのいずれかになると思います。取引先へアナウンスした上でホームページへも掲載するのが一般的です。

 

連休前の中小企業において、事務職が対応することを挙げてみます。

1.案内文書の作成

2.案内の配信

3.仕入先等の休業スケジュールの把握、社内通知

 

1つずつ確認していきます。

 

<1.案内文書の作成>

ワードで書面を作成し、PDFにしてメールへ添付します。Faxの場合は1枚印刷する必要があります。おおまかな構成です。

◎宛先:取引先各位

◎日付:2019年6月吉日 →発行日は「吉日」とします。ワタシは西暦派ですが会社次第です。

◎差出人:会社・住所・連絡先

◎タイトル:〇〇休業日のご案内

◎拝啓~敬具:挨拶、案内文

◎記~以上:休みの日程や注意事項等

 

では、「夏季休業日のご案内」と題した書面のサンプルを見てみましょう。

f:id:blue_aoko:20190613135026p:plain

 

いつから営業を再開するから、補足しておくと親切です。作成文書をワードのまま送ることはありません。基本的にはPDFへ変換し送ります。

 

<2.案内の配信>

つづいて、作成した文書を送るメールについても確認しましょう。取引先をまとめてBCCへ入れて一斉送信します。(BCCとCCについては「絶対にCCへ入れてはいけない人とは?」をご参照ください☆)

 

件名:夏季休業日のご案内 / 株式会社あいうえお

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取引先各位

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社あいうえおの斉藤と申します。

 

ご多用のところ恐れ入りますが、添付にて弊社の

夏季休業日をご案内をさせていただきます。

 

休業期間:2019年8月11日(月)~16日(月)

 

ご不便をおかけしますが何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

 

以上、よろしくお願いいたします。

<署名>

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という内容です。あとはPDF文書を添付してBCCで一斉送信します。

 

<3.仕入先等の休業スケジュールの把握、社内通知>

仕入先については、注文・出荷の締切を把握する必要があるかと思います。連休前に出荷してほしいものをいつまでに発注するか、連休を見越して早めに発注をかけた方が良いか、等の予定を立てる必要があろうと思います。

客先については納品の荷受けがいつまで可能か、という点に留意しましょう。

事務の仕事として、取引先の休業スケジュールを一覧にまとめて社内へ通知することがありますが、やり方は会社によりけりかと思います。会社の業務手順に従い行いましょう。

 

案内文書はテンプレート作っていますのでDropbox等でお送りできます。お互いのプライバシーを守れる良い方法があればご教示願います。お問い合わせフォームよりご相談ください。

 

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