aoko's blog

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Debit NoteとCredit Noteの作成および処理の仕方-サンプル画像で確認

 

Debit Note(デビットノート)の作成および処理の仕方について事例とサンプルを用いて解説します。Credit Note(クレジットノート)についても触れています。

一般的な説明では、Debit Note(デビットノート)とは借方票のことで、Credit Note(クレジットノート)とは貸方票となりますが、これらの用語が専門的すぎて実務と結びつかないという方に向けて書きました。

目次:

Debit Noteとは

おおまかに言うとデビットノートは買った側が返金を求めるときに発行する書類です。貿易では輸入者(購入者)が発行することになります。具体的にどのような場面で発行し、どう使われるのか1つの事例を見ていきましょう。

 

発端:不良品が混入していた

買った側の立場で流れを追って行きます。

購入者は、輸入した製品を検品をしたところ、500個の中で1個だけ、外観にキズのある不良品を発見しました。これは正常な製品として扱うことができませんので、「良品」の分類から除外します。

 

経過:不良品を報告

購入者は、良品でないと判断した製品について、外観不良品の証拠写真と不良品レポートを作成し、仕入先に提出しました。仕入先は不良品との指摘に納得し、返金に応じると言ってきました。

そこで、発行済みの不良品レポートに基づいて、正式に返金などの対応を求める手続きに入ります。ここで、Debit Noteを発行する必要があります。

 

手続き:Debit Noteの発行

『不良品レポートNo. 〇〇で報告したとおり、Invoice No.〇〇の製品A、数量1個について返金してください』と通告するのがDebit Noteです。Debit Noteは経理上の処理を行うにあたって根拠となる書類です。

経理上の処理の都合上、実際には返金ではなく値引きのような形で処理されるのが一般的だと思います。つまり、支払い総額から不良品1個分の金額を差し引くことが多いかと思います。 

実際に書類を見てみる

では実際のデビットノートのフォーマットを見てみましょう。

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もう少し詳しく見てみましょう。

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書類の形式としてはインボイスのフォーマットをアレンジすると作りやすいと思います。製品名に加えて、不良品レポートを発行する場合にはレポート番号と製品のロットNo.等を明記するとわかりやすいです。 

◎レターヘッド(発行者名、ロゴなど)

◎タイトル:Debit Note

◎書類番号(外国との書類のやり取りには必ず書類番号をつけましょう。)

◎発行日

◎書類の宛先(取引先)

◎不良品レポートの番号、製品名、数量、単価、金額、取引通貨

◎サイン(会社発行の責任ある書類ですので形式として上司のサインがあった方が良いです。)

帳簿に記載する

Debit NoteやCredit Noteは、発行したら必ず帳簿に記載します。繰り返しになりますが、Debit Note等の書類は経理上の処理を行うにあたって根拠となる書類だからです。

仕入や売上においては、Invoice No.を記載しますよね。Debit Noteの場合はDebit Noteの書類番号を記入し金額を記載すると誰が見てもわかりやすいと思います。

Debit Noteを発行した場合の帳簿サンプルを見てみましょう。

上の行から順に見てください。仕入明細=Invoiceの内容、返金(値引き)明細=Debit Note、送金と記載することで残はきれいに0になりましたね。

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では、Debit Noteを発行しない(帳簿へ記載しない)とどうなるでしょうか。下記はNGの帳簿サンプルです。送金の金額を差し引く根拠を記載していません。金額を差し引く根拠を記載しなければ、帳簿上の支払い残が残り続けてしまいます。

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Debit Noteを発行したら帳簿に記載するところまで漏れなく行いましょう。

不良品自体はどうなるのか?

不良品そのものの取り扱いについては取引先と相談します。基本的に不良品の処理コストは供給側が負担するものだと思います。

扱うものや会社のやり方によりますが、中小企業の感覚では不良品1個を送り返すことはまずないと思います。なぜならのその送料等の高いコストが発生するからです。

一方、購入者側で1個を廃棄するのにいくらもかかるわけではないので、廃棄になることが多いのかなと思います。廃棄にかかる費用を仕入先に請求する場合もあります。

勝手に送り返したり廃棄したりすると、後でトラブルになりかねませんので事前に相談した方がよいと思います。

Credit Noteとは

おおまかに言うとクレジットノートは売った側が返金するときに発行する書類です。 

外国に製品を売る(輸出する)場合に発行する可能性があります。クレジットノートを発行することで、購入者に対して「〇〇について返金に応じます」と通告することになります。

お気づきかもしれませんが、購入者側がデビットノートを発行して「返金してください」と通告すれば済む話ではあります。しかしながら、取引先によってクレジットノートを発行してくれと言ってくる場合があります。そういう場合は、売った側がクレジットノートを発行します。

書類のフォーマットですが、大枠はDebit Noteと同じです。タイトルをDebit NoteからCredit Noteへ変えればOKです。あとは、顧客が発行した不良レポートがあれば、その番号を記入するなど適宜変更すれば良いと思います。

 (2020.11.23更新)