aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・諸々の生きる術など)

その指示の一歩先を考えたことありますか?プラスαで応えよう、気配り上手な事務

 

入社してしばらくの間は、指示された業務に取り組むだけで精いっぱいだと思います。

気配りを意識するのは、仕事の全体的な流れがわかってきてからで問題ないです。そのペースは人それぞれなので焦る必要もありません。

なので、今は覚えるので精いっぱいという段階の人はこの記事は飛ばしてしまっていいです。

ある程度業務に慣れ、次のステップへ進みたい人に向けた記事になります。

目次:

 

例1.カタログで適当な製品をピックアップしておくよう頼まれた

ピックアップするのは、カタログのスキャンデータを顧客へ送り紹介するためです。

 

ステップアップの流れを追っていきましょう。

最初のうちは、ピックアップした製品に付箋をつけてカタログを返します。

初めは製品カタログを見ても何がなんだかわからないかもしれません。指示された仕様で製品を選んだつもりでも、それが間違っていることや不十分なことがあります。

その都度指摘を受けながら、回数を重ねると、漏れなく製品をピックアップできるようになります。

 

業務にも慣れてきたある日、「ピックアップしておいて」と言い残して上司が立ち去りました。その時にアナタは次のステップを考えます。

 

カタログからピックアップする目的と次に上司は何をするか?というのを考えます。

この事例では、該当ページのスキャンデータを顧客に送る、という作業が次に控えています。そこでアナタはこうしました。

 

通常:付箋を貼ったカタログをデスクに置くだけ。

 

ステップアップ:(1)付箋をつけた上で、その該当ページのスキャンデータを上司のPCへ飛ばしておいた。(2)付箋付きのカタログと「14:25にスキャンデータ送信しました」というメモをデスクに置いた。

※スキャンデータは保存時日時順に名前が割り当てられたりします。

 

するとデスクに戻った上司は、そのデータをそのままメールに添付して送ることができます。

本来は上司が「スキャンして送っておいて」と指示をすれば良いのです。

しかし、業務が習慣化すると上司の方もわざわざ指示を変えることまで思いつかないのです。何しろ気にかける重要案件をいくつも抱えているのですから。

些細なことではありますが、ふと気づいた時から先回りしてやってみることでさりげなく気配り上手になると思います。

 

例2.来訪者のリストを送っておいてと言われた

リストの元になるデータは手元にありますが、リストの表示がわかりにくい状態だった場合です。

 

「わかりにくい」とは・・・

*情報が多すぎて列が窮屈

*列の幅が足りず社名や名前が読めない

*掲載の順番が不規則

といった状態のことです。

 

あるあるなのですが、上司は細々としたことを把握していません。なので保存先を知らないので、リストを送っておいてと指示してきます。ただこれだけ送ってもわかりにくすぎるため、ひと手間を加えるのです。

*情報が多すぎて列が窮屈 → 不要な列はグループ化して、表示を折りたたむ。

*列の幅が足りず社名や名前が読めない → 列を広げる。折り返し表示にする。

*掲載の順番が不規則 → 名前順に並べ替える(多少不完全でもOK)

 

並べ替えに関しては、漢字の読み通りに並べ替えをできない場合があります。それはもう仕方がありません。そこまで調整すると時間がかかり過ぎるので、放っておいてOKです。

もう1つ、「株式会社」が前か後かによっても並べ替えの順次に影響を受けます。株式会社を消して並べ替える方法もありますので、気になった場合はトライしてみてください。

1.エクセルの「検索と置換」という機能で株式会社を削除する。

2.削除した後に並べ替える。

 

尚、急いでいるようならこの作業は不要です。ざっと見やすい状態にしてさっさと送りましょう。

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例3.顧客訪問の予定を共有している場合

顧客訪問で確実に持っていくものを用意しておきます。

会社の体制次第というのもありますが、あなたが関わって不自然でなければ、積極的に手伝うのが良いと思います。

新規の訪問ではたいていカタログ、会社案内を2~3部を持参しますから、それを出しておきます。定番のサンプルがあればそれも用意しておきましょう。

「一応サンプルとか用意したんですけど、他に何か手伝うこととかありますか?」と聞いてみても良いです。

 

常にカタログや会社案内を持ち歩いている場合や、事務から手が届きにくい場所にカタログ等が保管されているのであれば、わざわざ用意する必要はないです。

ただ、会社の雰囲気として事務と営業が連携しているのであれば、手伝うようにして良いかと思います。

 

以上はあくまで例です。一歩先を考えることについて、少しイメージしていただけましたでしょうか?

この通りのケースはないと思いますが、考え方として身に着けておけば一歩先を考える習慣が身に着くと思います。

もちろん、無理のない程度に行いましょう。

性格的にこういうことが苦手な人は無理しなくていいのです。本来の業務に支障が出てしまっては本末転倒ですからね!

 

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