aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・生きる術?など)

遅延の報告とお詫びの例文◎ビジネスメール

 

ビジネスメールの中でも、なるべく書きたくないジャンルがあります。客先への良くない報告とお詫び系です。

簡潔に書くのが基本ですが、お詫びと説明は丁寧にしましょう。

 

早速、例文を見ていきます。

 

件名:納期遅延の報告とお詫び/型番BBBB

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株式会社かきくけこ

田中様

 

お世話になっております。

あいうえおの斉藤です。

 

誠に申し訳ございませんが、下記ご注文分について

納期に遅れが出てきているためご報告申し上げます。

 

注文番号:A7777

型番:BBBB

数量:1,000個

ご希望納期:7月上旬 → 現状納期:7月末

 

状況としては、材料調達が遅れており生産スケジュールに

影響が出てきています。

現状の納期は、最短で7月末頃となる見込みです。

ご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません。

大変恐れ入ますが、上記スケジュールにて引き続き

手配を進めさせていただきたくご調整いただけないでしょうか。

 

材料に関してですが、現地での需要が高まり調達の

リードタイムが大きく延びてしまったことが遅延の主な要因です。

弊社だけでなく他メーカーにおいても同様の問題が

起きているとの情報が入ってきております。

 

ご迷惑をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。

 

以上、よろしくお願い申し上げます。

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株式会社あいうえお
営業部 斉藤令子
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-2-3 △△ビル1F
TEL: 03-0000-0000 / FAX: 03-0000-0000
email: aaaa@bbb.co.jp
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ポイントを解説していきます。

 

◎申し訳ございません

厳密なマナーではありませんが、申し訳ない気持ちは「申し訳ございません」と書くのが良いと思います。

社内であれば「申し訳ありません」でOKだと思います。これは今まで自分が受け取ったメールがそうだったから、という感覚的なもので正式なルールではないです。

 

◎どの分が遅延しているのか、明記する。

注文番号、型番、もともとの納期は最低限記載します。どの分が遅れているのか、相手側も自社のシステムで確認するでしょうから、わかりやすいようにメールに記載します。

情報不足だと、先方としてはどの案件のことを言っているのかわからない!という状況になり、余計にストレスを感じてしまうと思います。

(そうなるとアナタへの当たりも厳しくなるかもしれません・・・!)

 

◎まずお詫びと概況を説明します。後から詳しい遅延の要因について言及します。

避けたいのはダラダラと言い訳を並べて、肝心な納期がわからないというメールです。

 

◎調整してもらえないか、というお願いの姿勢でメールを書きます。

100%無理なことには変わりはないのですが、「無理です!ごめんなさい!」と報告して言い切るのではなく、あくまでお願いできませんか?という姿勢が大事ではないかと個人的には思います。

この辺は受け取り手の感覚にもよりますので、一概には言えませんが・・・。

 

◎「心よりお詫び申し上げます」や「重ねて~」でしめくくると、一層お詫び感のあるメールになります。

 

◎こういうトラブル系の報告をメールのみで済ますのはあまり良くないです。特に中堅・大手メーカー系や、昔ながらの中小企業、担当者がそこそこ年配風の場合は後から電話もした方が良いです。

新しい企業や若い世代はメールのみでOK、むしろ電話は不要、という方もいらっしゃるようです。世代間ギャップというやつですね。上手に使い分けましょう。

 

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