やらなければいけない仕事をうっかり忘れてしまった・・・！
そんな仕事の抜け漏れを回避するためのメモの工夫について書きます。
私のように「マルチタスク」が苦手な方は、1つの緊急事態に対応したことで他の業務を後回しにしたり、業務が多すぎて処理しきれない場合に仕事が漏れてしまうことがあります。
今のところ、私が最もうまくいっている方法を紹介します。参考まで過去に私が試して失敗した方法と、どんな点が合わなかったのかも書きます。
すぐに『進捗確認日』と『〆切日』をスケジュールノートに書く
業務が発生した時点で進捗確認日と締切日を控えること・・・これが今のところ一番上手くいっています。
お手製のスケジュールノートを作ります。「スケジュールノートを作る」というのはとある方のお仕事スタイルを真似ました。
もしくは既製品の手帳を使うのもアリです。後ほどノートのサンプルも紹介します。
案件が発生した時点で「進捗確認日」と「〆切日」を設定してスケジュールノートに書き込みます。他にも来客予定や会議等、会社全体のスケジュールも含めてこのノートで管理します。
ポイントは、業務が発生した時点で進捗確認日と締切日をさっとノートに書き込むことです。
予定を立てる余裕のないときは、とりあえず翌日の欄に案件名や社名等を書き込んでおきます。
翌日、ノートを見て思い出しますので、その時に進捗確認日と締切日を書き込めばＯＫです。
この一冊で、仕事の漏れや予定忘れを減らすことができました。進捗フォローアップを確実に行えることで提出期日が遅れることも格段に減ります。
欠点はなんといっても、ハンドメイドの線引きです。あまりにも先の予定は線引きと日付書き込みが間に合わず、対応不可です。
良い点としては、ノートなので両開きでスケジュールノートに使えることが便利です。
エクセルで作ったものですが、どんな風にノートを使うかのサンプルをご紹介します。
ハンドメイドが面倒な場合は、市販の手帳でウィークリータイプで代用します。こちらがウィークリータイプを使う場合のサンプル画像です。
市販の手帳は両開きで書き込むことができませんが、カレンダーと一体化している点はメリットではあります。
あるいは、仕事のタスクがそれほど多くない場合は『卓上カレンダー』 に書き込むと良いと思います。
業務の進行管理を行うなかで、一番困るのは「〇日にやること」「〇日までにやらなければいけないこと」といった指定日や期日のある仕事を忘れてしまうことです。
ToDoリストだとこれを防げないので、今のところスケジュールノートが一番便利だと感じています。
※Googleカレンダーが使えたら一番良いのですが、私の場合、会社のGoogleカレンダーはメンバーと共有しており個人的に大量のメモを書き込むことができません。不自然なほどにやたらめったらスケジュールが詰まっている人になってしまいます。会社の人間関係において、こんなにも忘れっぽいことを悟られるのはけっこう恥ずかしいので避けたいです。
※瞬時にこの仕事はこのくらいの時間がかかるかな、と考えられるようになると仕事がやりやすくなると思います。
うまくいかなかった方法
1) 次の日にやることをノートに書き出す
帰る前に翌日にやることをノートへ書いておきます。
教えてくださったのは社内で一番バリキャリ風な秘書の女性です。
［感想］後回しになった業務や回答待ちの案件について、忘れないためとはいえ、同じことを毎日書くのは無駄に思えました。苦痛でもあったのでメモが中途半端になり業務が漏れそうになりました。
2) To Doリストで未処理と処理済みを選別する
メモ帳にやることを書き出して、終わったら線を引いて消します。まだ終わっていないTo Doが一目瞭然な上、手間もかからない方法です。
感想：終わったモノに傍線を引っ張るのはとってもわかりやすい上に手間がかかりませんので、かなり長い期間この方法で業務をしていました。困ったのは、〆切がわかりにくいのとタスクが増えると見落としが生じることです。現在もイレギュラーで一時的に使うことはあります。
3) 付箋でToDoメモを貯めて、終わったらはがす
付箋を活用する方法です。一番面倒なのに一番使えない方法だったためすぐに廃止しましたが一応書いておきます。
案件ごとにA5用紙を用意し「ToDO=やること」を付箋で貼っていきます。
例えば2つの案件が進行している場合には、2枚のA5用紙が出来上がります。下記画像をご覧ください。
ご想像のとおり管理は面倒ですし、何よりも付箋をなくします。付箋ではなく手書きメモでも試しましたが、紙が何枚もあるので全部チェックするのが面倒です。
最後に
締切当日に業務を思い出しても間に合いません。締切日だけでなく、その準備期間もスケジュールノートで管理することがポイントになります。