aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・生きる術?など)

マルチタスクが苦手でやるべき仕事を忘れる人へ*仕事を忘れないメモの取り方の提案

 

やらなければいけない仕事を忘れてしまった!

・・・そんな事態を避けるための方法について書いて参ります。

 

1つの緊急事態に対応したことで他の業務が後回しになることや、業務が多すぎて処理しきれない場合に仕事が漏れてしまうことがあります。

私のように『マルチタスク』というものが苦手な人は、ときどき仕事を忘れてしまうことがありますので、そのような方に少しでも参考になれば幸いです・・・。

 

今回は、「どうしたら仕事を忘れないか」、この1点に絞って記事を書きます。

過去に私が試した方法とその感想・結果、それから最終的に落ち着いた方法を書いています。

 

1.ノートに次の日にやることを書く。

前日帰る前に、ノートへ次の日にやることを書いておきます。

教えてくださったのは社内で秘書をしている方でした。バリキャリ風の人です。

 

感想:後回しになった業務や回答待ちの案件について、忘れないためとはいえ、同じことを毎日書くのは無駄に思えました。苦痛でもあったのでメモが中途半端になり業務が漏れそうになりました。

 

結果:この方法は私に合わず、しばらくして辞めました。

 

2.To Doリストで未処理と処理済みを選別する。

メモにやることを書き出して、終わったら線を引いて消します。まだ終わっていないものがすぐに判明します。手間もかかりません。

 

感想:終わったモノに傍線を引っ張るのはとっても明快です。手もなくやりやすいです。困ったのは、〆切がわかりにくいのと、見落としがあったことです。

 

結果:しばらくこの方法でしたが今はあまり使いません。イレギュラーで、一時的に使うこともあります。

 

3.付箋でToDoメモを貯めて、終わったらはがす。

 

案件ごとに1枚の紙を用意します。細かい「ToDO=やること」を付箋で貼っていきます。

例えば2つの案件がある場合は、2枚の紙(=付箋シート)が出来上がります。(下記画像)

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感想:ご想像通り管理は面倒ですし、付箋をなくします。

付箋ではなく手書きメモでも試しましたが、紙が何枚もあるので全部チェックするのが面倒です。

 

結果:すぐに廃止しました。 

 

4.すぐにスケジュールノートに進捗確認日と〆切日を書く → ココに落ち着きました

 

お手製のスケジュールノートを作ります。「スケジュールノートを作る」というのはとある方のお仕事スタイルを真似ました。

 

案件が発生した時点で「進捗確認日」と「〆切日」を設定してスケジュールノートに書き込みます。他にも来客予定や会議等、会社全体のスケジュールも含めてこのノートで管理します。

 

ポイントは、業務が発生した時点で進捗確認日と締切日を決めて、さっとノートに書き込むことです。

この時、期日を考える余裕がないときは、とりあえず翌日の欄に案件名や社名等を書き込んでおきます。 

翌日、ノートを見て思い出しますので、その時に進捗確認日と締切日を書き込めばOKです。

 

※瞬時にこの仕事はこのくらいの時間がかかるかな、と考えられるようになると仕事がやりやすくなると思います。 

 

感想:これ一冊で仕事の漏れを防ぎやすくなりました。進捗フォローアップを忘れることも減りました。

欠点はなんといっても、ハンドメイドの線引きです。あまりにも先の予定は線引きと日付書き込みが間に合わず、対応不可です。

良い点としては、ノートなので両開きでスケジュールノートに使えることが便利です。

エクセルで作ったものですが、どんな風にノートを使うかのサンプルをご紹介します。

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ハンドメイドが面倒な場合は、市販の手帳でウィークリータイプで代用します。こちらがウィークリータイプを使う場合のサンプル画像です。

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市販の手帳だと不要なページがありますが、カレンダーと一体化していると思えば使いやすいかもしれません。

 

自分で業務を進めていて一番困るのは「〇日にやること」「〇日までにやらなければいけないこと」といった指定日や期日のある仕事を忘れてしまうことです。

ToDoリストだとこれを防げないので、今のところスケジュールノートが一番便利だと感じています。

 

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