aoko's blog

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複数の出荷元から1件の輸出貨物を作る方法◆保管倉庫が複数ある場合など

 

保管倉庫や工場が2か所以上ある場合など、複数の出荷元から荷物を集めて1件の輸出貨物をつくる流れを解説します。

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複数の出荷元から1件の輸出貨物をつくる案件は、小規模な会社では担当者にとって稀なケースな場合があります。倉庫Bにある荷物を倉庫Aに送って、それから倉庫Aで貨物をまとめて出荷した方がいいのかしら・・・ そんな心配が生じると思ったのでこの記事を書いています。

  

<案件>

保管倉庫は2か所ある。アナタは貨物を1つにまとめて、1件の輸出申告を行いたい。輸出は成田から航空輸送の予定。

 

上記のような案件の手配の流れについて開設します。

 

1.下準備

海外貨物の出荷に慣れていない工場や倉庫については、あらかじめ透明なOPPテープによる梱包をお願いします。 

他にも、これから紹介する内容では、出荷元である倉庫や工場の協力が必要となる工程があります。日常的に海外貨物を扱わない倉庫等においては、直前ではなく事前に必要事項を伝えておくことが大事かなと思います。当日の出荷がスムーズとなるよう下準備をしておいてください。

 

2.梱包明細を入手する

倉庫より下記の情報をもらいます。

・各カートンの内容品と数量

・各カートンのサイズと重量

・合計のカートン数

 

3.ケースマークの割り振りと作成

ケースマースの振り方ですが、倉庫が2か所でAとBがある場合、例えば倉庫Aから出荷する分にA1から番号を振ります。12カートンある場合は、A1 - A12ということになります。

倉庫Bから出荷する分にB1からの番号を振ります。倉庫毎に頭文字を振るなどして番号を振り分けると管理しやすいかなと思います。

もしも一方の倉庫で追加や変更があった場合、倉庫毎にA、Bと分けて番号を振れば変更しやすいです。

通し番号は全部を変えなければならない可能性が出てくるので避けた方が良いかと思います。

 

ケースマークはメールやファックスで倉庫へ送ります。 

倉庫側でシール用紙に印刷するか、コピー用紙に印刷してOPPテープで貼っても問題ありません。

ケースマークの作り方やフォーマットは「ケースマークを作ろう☆小口貨物を会社から出荷する」で紹介していますので、よければご参考ください。

 

4.Packing List(パッキングリスト)を作成する

P/L(ピーエル)と略されることもあります。パッキングリストの作成は「PACKING LISTの書き方とフォーマット☆サンプルあり 」をご参考ください。

 

倉庫Aおよび倉庫Bの貨物の詳細と合計を記載します。 

梱包明細を元に貨物のM3を計算する場合は、下記のように計算します。

例えば、40x40x50cmのカートンのサイズは0.4x0.4x0.5=0.08M3となります。

 

5.Invoice(インボイス)を作成する

インボイスの作成は「INVOICEの書き方とフォーマット☆サンプルあり」をご参考ください。 

梱包明細が出来上がるのを待つのではなく、先にINVOICEを作っておくと良いと思いますが、会社の慣例によるところも大きいですね。

 

6.集荷依頼と輸出の依頼をフォワーダーへ

フォワーダーさんへ集荷と輸出を依頼します。依頼メールにインボイス、パッキングリスト等の必要書類を添付の上、搬入に関する指示を仰ぎます。

 

貨物の搬入場所を確認したら倉庫へ伝えます。

搬入に際しては、フォワーダーさんから送り状記載事項を指示されと思いますので、場所と記載事項を一緒に伝えると良いと思います。

早めの連絡が喜ばれる場合もありますので、梱包明細を作る段階で確認の上、倉庫へ伝えておいても問題はありません。(早すぎて迷惑がられることもありましたので、その辺のさじ加減はケースバイケースになりますね。)

 

そのほか、搬入に関するフォワーダーさんの指示は倉庫側へ漏れなく指示を送るようにします。

 

貨物の搬入が済んだらフォワーダーさんの方で手続きが行われますので、あとはBL等が届いて手配は完了です。

出荷元が複数あっても特別なことはありませんが、ケースマークを使い分けることが作業的にはやりやすいと思います。

貨物の内容品やフォワーダーさんによって対応が異なる場合がありますので、あらかじめ相談なさると良いと思います。

 

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