aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・諸々の生きる術など)

複数の場所から出荷、荷物を1つにまとめて輸出したい

 

工場が3か所ある、保管倉庫が2か所ある、というように複数の場所から荷物を集めて1件の輸出手配を行う事例について書きたいと思います。

 

小規模な会社だと、担当者にとっても稀なケースになるかと思います。

倉庫Bにある荷物をAに送って、倉庫Aからまとめて出荷した方がいいのかしら・・・そんな心配が生じると思ったのでこの記事を書きました。

  

<案件>

保管倉庫は2か所ある。アナタは貨物を1つにまとめて、1件の輸出申告を行いたい。輸出は成田から航空輸送の予定。

 

f:id:blue_aoko:20190623232018j:plain



上記のような案件の手配の流れについて確認して行きたいと思います。

 

1.準備

海外出荷貨物については透明テープを使うことが一般的です。

 

海外貨物の出荷に慣れていない工場や倉庫については、あらかじめ透明テープによる梱包をお願いします。 

また、これから紹介する内容では出荷元(倉庫、工場など)の協力が必要となる項目があります。普段海外貨物を扱わない場合は、出荷直前ではなく事前に要求を伝えておくことで、当日の出荷がスムーズとなるよう下準備をしておくと良いと思います。

 

2.荷物の梱包明細を入手する。

倉庫より下記の情報をもらいます。

・各カートンの内容品と数量

・各カートンのサイズと重量

・合計のカートン数

 

3.カートン数がわかったところでケースマークを作成し、メールやファックスで倉庫へ送ります。

 

倉庫が2か所でAとBがある場合、Aから出荷する分はA1と番号を振ります。12カートンある場合は、A1 - A12ということになります。

そしてBから出荷する分にB1からの番号を振ります。

こうしてAとBを分けて番号を振るとわかりやすいかなと思います。

 

ケースマークのデータをメールで送る場合ですが、倉庫側でシール用紙に印刷できるのであればそのようにします。難しければ、紙に印刷してテープで貼ればOKです。

ケースマークの作り方やフォーマットは「ケースマークを作ろう☆小口貨物を会社から出荷する」で紹介していますので、よければご参考ください。

 

4.Packing List(パッキングリスト)を作成します。

P/L(ピーエル)と略されることもあります。パッキングリストの作成は「PACKING LISTの書き方とフォーマット☆サンプルあり 」をご参考ください。

 

梱包明細を元に貨物のM3を計算する場合は、下記のように計算します。

例えば、40x40x50cmのカートンのサイズは0.4x0.4x0.5=0.08M3となります。

 

5.Invoice(インボイス)を作成します。

インボイスの作成は「INVOICEの書き方とフォーマット☆サンプルあり」をご参考ください。

 

※INVOICEは梱包明細がなくても作っておけるので、先に作っておいて良いです。 この辺の手順はご自身のやりやすいように&会社の手順に従って行っていただくのが良いとおもいます。

 

6.集荷依頼と輸出手配の依頼をフォワーダーへ連絡します。

依頼と共にインボイス、パッキングリストを送ります。

貨物の搬入場所を未確認の場合は確認します。その際に、搬入時の送り状へ必ず記載する項目があればフォワーダーから指示がきます。

出荷元の倉庫へ搬入場所と送り状の記載事項を連絡します。

 

7.予定通り、搬入できればあとは輸出完了を待ちます。[完了]

 

出荷元が複数あっても、特別なことはありません。

ケースマークを使い分けることが、作業的にはやりやすいと思います。もしも一方の倉庫で追加や変更があった場合、倉庫毎にA、Bと分けて番号を振れば変更しやすいです。

通し番号は全部を変えなければならない可能性が出てくるので避けた方が良いかと思います。

 

貨物の内容やフォワーダーさんによって異なることがあります。

あくまで経験ベースの記事ですのでご参考までとしてください。

 

貿易事務 一覧へ