aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・生きる術?など)

英語メール*発注・納期確認・キャンセル等シーン別の例文を紹介

 

 外国とのメールのやり取りで使える英文を紹介します。貿易事務初級者向けです。

 

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主にアジア諸国の人々とのやり取りの中で身に着けた英語です。

非ネイティブ同士だからこそ、難しい単語や言い回しのない文章になりますので、ある意味では同じような境遇の人にはご参考にはなるかなと思います。

 

お互い文法的にパーフェクトではないけれど仕事に滞りはない、というレベルでネイティブの英語ではないことをあらかじめお伝えしておきます。

 

[発注]

We placed a new order according to the attached file.

Please kindly inform us your confirmation and delivery schedule.

添付のとおり新規注文書を発行いたします。

受領確認と納期をお知らせくださいますようお願いいたします。

 

[納期確認]

Please kindly inform us the delveiry schedule urgently.

至急、納期をお知らせください。

When will the goods be ready to ship?

いつ頃荷物が出荷可能な状態になりますか?

Please kindly let us know when the goods will be ready to ship. 

いつ頃荷物が出荷可能な状態になるかお知らせください。

 

[進捗確認]

Could you inform me the latest status of this shipping?

本件の出荷について最新の状況を教えてくれますか?

Please kindly inform us if you have any update on this matter.

本件について何か進展があればお知らせください。

 

[恐縮、メール再送のお願い]

I'm afraid that we have not received your email as I cheked.

Would you re-send me the email?

誠に恐れ入ますが、確認したところメールを受け取っていません。

再度送ってもらえませんか?

 

[初めてメールを送る]

Dear Sir/Madam,

 

I'm Aoko of Aiueo Corp in Japan.

Nice to meet you.

 

We're an import trading company.

Our customer is interested in your product as for their new project.

Please kindly give us the quotation for the following conditions.

Product no.:--

Q'ty: 5pcs for sample, 500pcs for mass production

Required schedule:--

If you need any more information, please kindly feel free to ask me.

Thank you.

ご担当者様

はじめまして、私は株式会社あいうえおの青子と申します。

弊社は輸入商社でございます。

私どもの顧客が新規プロジェクト用に貴社製品に興味を持っております。

下記条件にてお見積りをいただきたく存じます。

型番:--

数量:サンプルとして5個、量産500個

納期:--

他に必要な情報がありましたらお知らせください。

よろしくお願いいたします。

 

[書類発行の要求]

Please kindly provide us with the invoice and packing list.

インボイスとパッキングリストを送ってください。

 

海上輸送ブッキングの指示]

Please kindly arrange the booking for the following vessel using attached SO. 

 

NOL voy 223 

Closing 7/4

ETD SZ 7/7

ETA Tokyo 7/14

 

添付のSOフォーマットを使って下記スケジュールの船のブッキングを手配してください。

 

[キャンセルのお願い]

I am afraid that we have a requirement of cancel for the below.

PO# 1111

Product#:

Qty: 300pcs

 

We have received cancel since the schedule of the end customer's new project has been changed. 

Please kindly help to accept cansel.

Thank you for your assistance. 

誠に恐れ入りますが、下記のとおりキャンセルのお願いがございます。

注文明細:--

最終顧客の新規プロジェクトのスケジュールが変更されたことによりキャンセルを受けました。

キャンセルの受け入れについてご協力いただけますと大変助かります。

 

[最後に] 

使える例文は見つかりましたでしょうか?

お互いネイティブではない場合は、自分がわかる単語を使うと相手にも伝わりやすいです。小難しい言い回しはあまり必要ないです。

とはいえ、相手が取引先なのでしたら、ぶしつけになりすぎなようにI'm afraidで少し恐縮したり、Please kindlyなどを使ってワンクッション入れることはした方がいいと思います。

I'm afraidは時々使いますが、気軽にI'm sorryを乱用しない方が良いようです。

日本人はよく「申し訳ございません」ととにかく謝罪しますが、これは外国の文化とは相いれない部分なようです。

本当に「悪い」ときだけ、Sorryと言いましょう。

 

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