aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・生きる術?など)

口頭の指示や耳からの情報が苦手な人へ◎私のメモの取り方と質問の仕方

 

指示を受けてわかったつもりなのに・・・いざ仕事に取りかかると疑問点が出てきて「さっき聞いたばかりなのにどうしよう!」と焦り、なんて聞けば怒られないだろうかと考える・・・そんな経験ありませんか?

怒られたくないしうざがられたくないし、忙しい先輩や上司の手を煩わす回数はなるべく減らしたいですよね、切実に。

 

一つの例として私が実践していることと、メモのサンプルを紹介します。

 

目次:

 

乱雑で汚いメモを取る

 

ざっくり言うと私のやり方は[とりあえずメモを取って、後で理解する]です。

これは私が耳からの情報を理解することが苦手だからです。

(目で文字情報を理解することの方が好きだし、どちからというと得意です。)

 

まずは汚くて良いので、自分でわかるようにメモを取ることが大切です。メモの方法と、サンプル画像もご紹介いたします。

 

▼口頭のスピードに追い付くため、速く書くことが必須です。

そのため、主に「カタカナ」と「ひらがな」を使っています。カタカナが速くて簡単なのですが、急いでいるといつの間にかにひらがなとカタカナが混ざります

まぁ、自分でわかればOKだと思います。

 

▼簡単な漢字は積極的に使います。「ひ」は「日」と書いた方が、パッと見て意味がわかりやすいです。一文字で意味の伝わる漢字は便利です。

 

▼矢印で仕事や伝達の順番などを表すとメモが速い。(例:A→B→C)

 

▼丸、傍線などを使って大事なところを目立たせる。

(例:テル must!=訳:必ず電話)

 

▼言葉は途中まで書けば良い。ただし、後で意味がわかる場合のみ。

(例:れいぞ=訳:冷蔵庫)

 

▼メモに名前を控えるときは敬称を「s」にする。「〇〇さん」ではなく「〇〇s」。呼び捨ては気が引けるけど追いつかないので気持ちばかりのsを付けます。

 

▼画像で手書きメモの事例をご紹介します。字が汚すぎるため、実際に手書きするのは控えました。

向かって左側(青)=指示内容です。

右側(黄)=手書きメモです。

f:id:blue_aoko:20190704211115p:plain

補足:「輸出/書類/フォーマット」と書いているのは、ファイルの保存場所です。/で区切ってフォルダの保存場所を書いています。

「印刷する」は「print」と書くのが、私にはやりやすいので、このようにしています。カタカナでもひらがなでも英語でも、書きやすいのが一番です。

フォーマットという単語は「フォーマ」だけ書けば、後で見てわかりますので手書きする時は省略しました。全て書くとメモが追いつかないので。

先輩や上司への質問の仕方

おそらく質問は1つで終わるハズがないのです。わからないことを見つける度に聞きに行くと、その度に相手の仕事が止まってしまうため嫌がられます。

「まだあるの?!まとめて質問して!」と言われてしまう気がします・・・

こういう時に[効率]という言葉を思い出します。それから、[提出期限を守る]ことも考えます。

 

基本的には【まとめてチェックしてもらう】ようにします。

 

▼作業や入力などは、一通りやってみてわからない所をまとめて質問します。

 わからない箇所はなるべくノートにメモをします。

 

▼書類作成の指示を受けた場合は、まずはわかる範囲でドラフト(下書き)を作ってみます。そして、その下書きへ修正を入れてもらいます。

 ドラフトに修正を入れてもらうのは、お互いにやりやすいです。

 (私の職場ではこのようにやっていました。)

 

▼質問や修正を終えた最終版を、期限を守って提出します。

 

さて、仕事の完了目標について改めて書きます。

 

1回目の提出時、あなたには複数の質問事項があります。おそらく上司からの修正も入るでしょう。⇒仕事は未完です。

2回目も少し手直しが入ります。⇒まだ仕事は未完です。

3回目にOKが出ました。⇒ここでようやく仕事完了です。

 

つまり、提出期限日に[1回目の提出]を行うことは遅すぎるのです。6割の完成度で良いので、早いうちに提出して確認をお願いします。

そして、最終OKを提出期限の前日までにもらえたら最高です。期限当日でも構いませんが、提出物は早めに終わらせた方が気持ちがラクになると思います。

 

提出期限に間に合うように、まとめて質問することが大切です。

 

もしもあなたが先輩や上司なら・・・

 

完璧に説明することも、抜け漏れなく聞くこともお互い人間なので難しいと思います。説明と質問は1セットで指示内容を補完するものと思っていただけたら大変ありがたく思います。

 

また、2~3回位の質問は大目に見てもらえたら心をくじかれないで仕事を続けられるのではないかと思います。

 

社会人スキル、生きる術 一覧へ

事務、庶務関係 一覧へ