aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル、諸々の生きる術など)

INVOICE(インボイス)が2ページになった場合の書き方とフォーマット

 

1枚のInvoiceに商品を書ききれない場合の書き方について、サンプル画像を用いて解説いたします。

※Invoiceの基本的な部分は下記記事に書きました。

www.blue-aoko.com

 

輸出する品目が多く1枚に書ききれなくなってしまう場合は、2ページ(以上)に渡って記載することになります。

Invoiceに決まった形式がないように、2ページの記載も自由ではありますが、わかりにくいと手続きや取引に差し障りがありますので誰が見てもわかるように記載することが大切です。

 

まずは大まかなポイントを確認します。

▼ページ数の表記は「ページ数/ページ総数」で記載します。

▼同じ品目は一か所にまとめて記載した方が手続き上わかりやすいです。

▼サブトータルを表記します。

▼トータルを太字記載するとわかりやすいです。

▼サインは2枚目(最終ページ)のみで良いです。

 

早速サンプルを見て行きます。

▼1ページ目 

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▼2ページ目

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ズームアップして確認していきます。

 

▼ページ数と総数を明記します。初期フォーマットにページ数の記載欄があるのでしたら、通常は1/1となっていると思います。それを1/2へ変更すればOKです。

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▼細かいことになりますが、商品の記載欄に注目してください。

同じ品目を一つにまとめて記載しています。この方が手続きを行う担当者にとってわかりやすいです。わかりにくいと質問されて回答して質問されて・・・という無駄な手間と時間が生じます。わかりやすさはとても大切です。

 

▼続いてPO#欄をご覧ください。

品目毎に記載したため、PO#は順不同になります。 もしも客先から「PO#順に書いて」と要望があれば、それに従うしかないかなと思いますが、手続きを行う立場からすると非常に見にくい書類になる可能性があります。(最悪、客先用にPO#順の書類を作成するとかもあり得ます・・・)

 

▼1ページ目の合計をサブトータルとして記載します。

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▼2ページ目です。ページ数の部分の変更を忘れないように。

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▼「Sub total」と「Total」の両方を記載します。Sub totalは2ページ目のみの合計です。その下に1ページ目+2ページ目のTotalを記載します。Totalは太字にするとわかりやすいです。

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3ページ以上になった場合も同じ要領で作成してみると良いと思います。 

 

ちなみにインコタームズは「EXW」となっています。Ex worksの略で、出荷工場渡しの意味合いです。この書類はFedexの客先アカウントを利用して出荷する想定でEXWとしました。例えば、よくある船上渡しの場合は船積み情報を明記の上、インコタームズはFOB Japanとします。 

 

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