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Purchase Order Sheet(注文書)の書き方と発注方法◎フォーマットと例文で確認

 

外国への発注の仕方について、注文書およびメールの書き方をサンプルを用いて解説します。

目次:

 

注文書のフォーマット

注文書は、Purchase Order というタイトルで作成するのが一般的です。Invoice等と同じく決まったフォーマットはなく自社の形式で作ります。

最初にフォーマットのサンプルで全体像を見てみましょう。

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記載項目の一覧

注文書へ記載する項目は以下のとおりです。

 

1)発行者のレターヘッド

2)タイトル:PURCHASE ORDER

3)注文番号=PO No.

4)発行日

5)注文書の宛先

6)注文内容(商品、数量、金額等)

7)出荷条件(希望納期、輸送方法等)

8)支払い条件

9)サインバック欄

10)発行責任者サイン欄

 

項目別に詳しく確認する

それぞれの項目について確認していきます。

 

▼1)~5)の画像

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1)発行者のレターヘッド

外国の書式では、自社の社名を文書のヘッダー部分に設置することが多いです。レターヘッドと言います。ロゴがなければ、会社情報をセンタリングして掲載すればOKです。

下記はPacking listですが、ロゴなしレターヘッドの参考例です。

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2)タイトル:PURCHASE ORDER

Purchase Orderを略してPO(ピーオー)と書いたり呼んだりします。(フォーマットだけは正式にPurchase Orderと書きます。)

 

3)注文番号=PO No.

注文番号はピーオーナンバーと言います。管理の都合上、注文番号は必ずつけます。サプライヤーの頭文字、発行年月日、連番等の要素を入れ込み、番号を割り当てると管理しやすいです。

尚、注文書のみに留まらず、依頼や指示に係る文書には必ず参照番号をつけると良いです。参照番号はReference No.(リファレンス ナンバー)で、Ref#:と略して書かれたりします。

 

4)発行日

発注の日付です。

 

5)注文書の宛先

サプライヤーの情報を書きます。 

 

▼6)の画像

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6)注文内容(商品、数量、金額等)

・手配ミスが起きないよう、商品名の他にコード番号等があれば合わせて記載した方が良いです。明確な指示を出すことが発注者の責任でもあります。

・サンプル画像ではフリーサンプルが入っています。フリーであることもメモ書きとして書いておくとお互いの記録としてわかりやすいですし、指示が明確になります。

・初めて発注する場合や、価格改定などがあった場合は、見積もり番号を書いておくとわかりやすいです。

 

▼7)~10)の画像

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7)出荷条件(希望納期、輸送方法等)

出荷方法や希望納期を明記します。

発注時点では海上輸送のスケジュールが未定の場合、下記のようなメモを添えると良いと思います。※英文の文法は適宜修正してください。

例:We will advise confirmed vessel schedule before shipment.

 

このメモは、サプライヤー側が勝手に海上スケジュールを決めてはいけないことを念押しするために書きます。中国の場合ですが、完成したら指示を待たずに勝手に出荷してしまうことがあり得るため、あらかじめけん制する目的があります。書いたところで無視されると思いますが、発注者側としては「指示を待てとPOに書いてありますよね?」と注意する根拠になります。

 

至急で発注する場合の希望納期の書き方については下記の記事もご参考になるかと思います。

www.blue-aoko.com

 

8)支払い条件

契約で取り決められていれば書かなくても良いかもしれませんが、このフォーマットでは書いています。

T/T Net 30 Daysは、電信送金により出荷後30日以内に支払うことを意味します。

 

9)サインバック欄

サプライヤー側がPOを受領したら、サインしてPOを返送します。

必須項目ではなく会社のルール次第になります。メールによる受領連絡でもOKなケースが多いと思われます。

ファックスの時代はサインをしてファックスを返す「サインバック」を行っていましたが、メールが主流になっていますのでそちらで記録を確認すれば済む話ですのでサインバックは必要ない気がします。

 

10)発行責任者サイン欄

重要書類ですので責任者がサインすることが一般的かなと思います。担当者が勝手に作り勝手に発注する、ということは普通はしません。会社毎のルールによりますが。

 

注文書の送り方

以前はファックスで送っていましたが、今はメールでのやり取りが主流だと思います。

発行した注文書をメールに添付して送ります。基本的には、こういった重要な文書はチャットではなくメールを利用するのがベターです。

簡単なメール例文を紹介いたします。

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タイトル:NEW PURCHASE ORDER # K1910015

本文: 

Dear Mr. Goto,

 

Please kindly find the attached new PO. 

Please kindly let us know your confirmation and delivery date.

 

Best regards,

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あいうえお株式会社 Aiueo Co., Ltd.

斉藤令子 Saito Reiko

〒111-1111東京都千代田区七段下2-2-2

Tel:03-1111-1111/Fax:03-1111-1112

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メールの内容について補足説明します。

・よく使うのが「コンファームください」というフレーズです。受け取り確認のことです。日本語でもコンファームと言いますし、外国へも「Please kindly give us your confirmation by return.」という感じに使います。

英文の文法は正確でなくても伝わりますので、特にアジア向けであれば気にしなくて大丈夫だと思います。

 

・メールタイトルに注文番号を入れると後で検索する時に探しやすいです。

 

・Best regards, や With best regards, は日本でいう「以上、よろしくお願い致します。」のように定型的に入っています。署名を設定するときにあらかじめ入れておくと良いです。

 

・日本国内の取引先とやり取りがある場合は、署名には日本語と英語を併記すると便利です。

 

あくまで経験ベースの記事ですのでご参考としてください。

 

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