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Proforma Invoice(プロフォーマインボイス)とInvoice(インボイス)の区別

 

Proforma InvoiceとInvoiceは明確に異なる書類です。二つの使い分けについて書きます。

目次:

 

Proforma Invoiceとは

Proforma Invoice(プロフォーマ・インボイス)とは、大まかにのInvoiceのことです。

 

日常的には、略してピーアイと呼ぶことが多いです。メールに記載するときはP/Iと書かれます。

Invoiceは正式な請求書であるのに対し、P/Iはあくまで仮書類として扱うことが一般的です。

外国の取引先で、まれにこの2つの書類を逆に理解している担当者もいます。先方が書類を発行する場合(=荷物の輸出者である場合)、こちらが先方の理解に合わせることもあります。つまり仮書類を正式書類として受け取ることになります。

黙って受け取ることもできますし、正式書類(=Invoice)の発行をお願いすることもあります。小さい会社ですと、この辺りは割合ルーズだったります。

 

P/Iを発行する場面 

仮のインボイスとは具体的にどのような場面で使われるのか解説します。

 

◎前金取引において出荷前に発行する

前払い取引(Payment in advance)においては、客先に商品明細や支払い金額を知らせるためにP/Iを発行します。

P/Iに基づいて客先は送金してきますが、あくまでお知らせのための仮のインボイスです。出荷時に正式なインボイスを添付します。

 

▼大まかな流れはこうなります。

P/O受領(Purchase Order=注文)

 ↓

P/I発行(Profroma Invoice発行)

 ↓

客先入金確認

 ↓

(製品手配)

 ↓

出荷、Invoice発行

 

サンプル出荷時に発行する

無償サンプルなど請求が発生しない荷物に、Proforma Invoiceを付けることがあります。

その書類(=出荷した品物)に請求が発生していないことが一目でわかります。輸出入者双方において混乱が生じる可能性があるため、請求の発生する書類と、そうでない書類は明確に区別がつくようにした方が良いです。

誤って請求を上げてしまうと、互いの帳簿上で残高がズレてしまい面倒だと思います。

 

Confrimationとして発行を要請される場合

これは客先の要望に合わせるケースです。

日本のオフィスでも『コンファーム』と言われることがありますが、「確認しました」というお知らせのことです。

まれですが『P/Oを受領したら、コンファームを兼ねてP/Iを発行して』と要求されることもあります。滅多にありませんが、客先から発行を求められたら断る理由がありませんので発行してあげます。 

ワンポイント:受注直後に納期回答することは難しいので、Delivery欄は確認中とするか、幅を持たせて記載すると良いと思います。 

 

以上のように、Proforma Invoiceは請求の発生しない仮の書類という位置づけで発行されます。

 

書類の形式

Invoiceと同様に形式の定めはありませんので自社のフォーマットで問題ありません。

↓↓例えば、このような感じです。↓↓

f:id:blue_aoko:20190923233137p:plain

 

Invoiceのフォーマットを生かして、タイトルをProfroma Invoiceと変更するだけでOKです。

詳しいInvoiceの書き方については下記の記事にて掲載しています。

www.blue-aoko.com

おまけ

プロフォーマインボイスと読みますが、会社によってはプロフォルマと読むこともあるそうです。 

この省略は世界共通ですので、外国の方にも"Please issue the P/I urgenlty."という具合に書いて伝わります。

 

余談ですが、フォワーダーや取引先とのやりとりでは略語が使われることが圧倒的に多いです。たとえば、InvoiceならINVやI/V、Packing ListならPLというように、アルファベット2~3文字の略語がたくさんあります。

下記の記事ではその辺りを解説しています。↓

www.blue-aoko.com

 

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