aoko's blog

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スプレッドシートを活用してお小遣い帳を作る◎フォーマット画像とSUMIF関数も解説

 

Google先生スプレッドシートを使ったお小遣い帳の作り方を紹介します。

ー 支出を把握することが目的になります。

ー スプレッドシート記録集計ができます。

ー お小遣い帳の作成と全体管理はPCで、日々の記録はスマホで行います。

ー プルダウンリストや関数を入れるので、エクセル中級者向けになります。

 

SUMIF関数を学べるように後半に解説を載せています。SUMIF関数を知りたい方は、解説を中心に見ていただくのもアリです。 

目次:

 

スプレッドシートを使うようになった経緯

ガラケー時代には手書きで家計簿をつけたり、スマホになってからは家計簿アプリを使っていたこともありました。

私が変わり者なのかもしれませんが、家計簿アプリは一番不満が多かったです。いろいろ使いましたが、鬱陶しいことや使いにくいと感じることが多くてストレスでした。

 

やり易いランキング

1位:スプレッドシート

2位:手書きの家計簿

3位:アプリ

 

今のところ、Googleスプレッドシートで出入金管理をするのが一番楽です。

これからご紹介するフォーマットにおいてはクレカと現金の利用に区別をつけていません。私自身が分割払いやリボ払いを敬遠して、一切使っていないからです。

 

フォーマットの紹介

1)はじめに、お小遣い帳の全体像を確認します。

1つのファイルに、4種類のシートを作ります。

シート1:項目リスト

シート2:出入金記録の台帳 ⇒ 日々の入力で使います

シート3:ICカード利用記録 ⇒ 補助的に、日々の入力で使います

シート4:集計

 

▼図解です。

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▼日々、スマホで入力する画面です。

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2)それではシート1~シート4について、それぞれ詳しく見て行きます。

シート1.項目リスト

支出を管理する「項目リスト」です。このリストがどのように役立つか、次で解説します。

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シート2.出入金の記録

こちらが出入金の記録をつけるシートです。日々、使った金額を記入します。

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繰り返しになりますが、下記がスマホの入力画面です。

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簡単に解説します。

◆「出」は支出の金額を記録します。

◆「項目」はプルダウンリストになっています。記入ではなく、リストから選択します。このプルダウンリストを表示するために、シート1の項目リストを作りました。

◆「入」は給与等の収入を記入します。

◆「残」は計算式が入っていて、残額を表示しています。 

「繰り越し金額」-「支出」+「収入」という計算式が入っています。PC上でまとめてコピペしておけば良いので、日々の記録時にはノータッチです。

 

シート3.ICカード利用の記録

チャージしたお金は、交通費だけでなく、お菓子を買うなどのお小遣いとしても使います。これについても項目別に正しく集計するために記録を取ります。

大まかな流れとしては、

1)まずシート3ICカード記録へ記入し、

2)~3)月末にシート2出入金記録を正しく調整します

 実際の表は下記のとおりです。

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シート4.集計

項目別の支出金額を集計します。集計は手入力ではなく、関数で自動計算します。

 

関数による集計というのは、

①シート2「出入金記録」の内容を項目別に合計し、

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②シート4「集計11月」に表示する、ということです。

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金額の欄に、SUMIF関数(※後半で解説)が入っています。

そして隣にグラフを挿入してみるとそれっぽい感じに仕上がります。

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使いやすくするプラスα

出入金の台帳を使いやすく、見やすくするためのプラスαの操作です。

・表示の固定

・リンクの挿入

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さらにグループ化で非表示にするとぐっと見やすいです。見たくなったら+マークを押せば隠れていた行が出てきます。

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集計で使うSUMIF関数の解説

関数を知っていると、便利なことが多いです。

SUM関数は単純に合計を算出する関数です。

SUMIF関数はパワーアップ版で、条件を指定して合計を算出することができる関数です。

 

▼SUMIF関数の成り立ち

条件の範囲において、条件指定に一致する数値を合計します。

以下のような成り立ちです。

 =SUMIF(条件の範囲,条件の指定,合計の範囲)

 

▼実際の関数のキャプチャ画像です。

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▼図解です

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SUMIF関数キャプチャ画像には、下記のように「$」マークが入っていたことをお気づきでしょうか。

=SUMIF('出入金記録'!$C$4$:$C$18,B3,'出入金記録'!$B$4$:$B$18

これはセル指定を固定するための記号です。固定すれば、コピペした時にずれません。

尚、条件の指定は固定しません。コピペした時に、下段へずれて欲しいからです。

 

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