aoko's blog

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スプレッドシートを活用してお小遣い帳を作る◎フォーマット画像とSUMIF関数も解説

 

Google先生スプレッドシートを使ったお小遣い帳の作り方を紹介します。

ー 毎月の支出を把握することが目的になります。

ー スプレッドシートで支出の記録集計をします。

ー 全体管理はPCで、日々の記録はスマホで行います。

ー プルダウンリストや関数を入れるので、エクセル中級者向けになります。

 

SUMIF関数を学べるように後半に解説を載せています。SUMIF関数を知りたい方は、解説を中心に見ていただくのもアリです。 

目次:

 

スプレッドシートを使うようになった経緯

ガラケー時代には手書きで家計簿をつけたり、スマホになってからは家計簿アプリを使っていたこともありました。

私が変わり者なのかもしれませんが、家計簿アプリは一番不満が多かったです。いろいろ使いましたが、鬱陶しいことや使いにくいと感じることが多くてストレスでした。

 

やり易いランキング

1位:スプレッドシート

2位:手書きの家計簿

3位:アプリ

 

今のところ、Googleスプレッドシートで出入金管理をするのが一番楽です。

これからご紹介するフォーマットにおいてはクレカと現金の利用に区別をつけていません。私自身が分割払いやリボ払いを敬遠して、一切使っていないからです。

ほぼ支出を把握するだけのフォーマットです。

 

フォーマットの紹介 (2020.2 更新済み)

※2020.2にフォーマットを更新しました。 

[ポイント] 

日々の手入力は金額のみ。管理項目名はプルダウンリストにします。

1ヵ月単位で支出を把握するのに日付は不要です。日付は記入しません。

なるべく手間を減らすことが継続に必要不可欠なのだと思います。

 

基本フォーマットは、1つのファイルに2種類のシートを作ります。

シート1:毎月の出入金記録の台帳、集計 

シート2:項目リスト

 

では、サンプルの画像を表示しながら、それぞれのシートを解説します。

 

[シート1]毎月の出入金記録の台帳、集計

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(拡大)

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出入金の記録エリアについて列ごとに解説します。

「出」:支出金額を入力します。

「項目」:エクセルの機能名で言うところのプルダウンリストを設定します。シート2の項目リストを参照します。

「備考」:メモ書きスペースです。

「入」:給与等の入ったお金を入力します。

「残」:1行目だけ、繰り越し金額を手入力します。2行目は「繰り越し金額ー出た金額+入った金額」という計算式を入れます。

 

▼参考までに「残」に入っている計算式です。

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[シート2]項目リスト

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このシートで支出管理の項目を定めます。

シート1のプルダウンリストはここを参照して作成します。(プルダウンリストの作成方法は検索したら出てきます。)

 

更新ルール 

1ヵ月単位で管理すると良いと思います。

月が変わったら、既存の出入金記録のシートを「シートのコピー」で複製します。前月の内容を削除して、新たに入力していく形にすればやり易いです。

 

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プラスα

集計欄のとなりにグラフを挿入すると見やすくなります。

あっても無くても良いのですが、雰囲気が良いので入れています。 

 

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集計で使うSUMIF関数の解説

関数を使うと便利なことが多いです。

メジャーなSUM関数は単純に合計を算出する関数です。

 

SUMIF関数はパワーアップ版で、条件を指定して合計を算出することができる関数です。

 

実際の関数のキャプチャ画像です。

f:id:blue_aoko:20200224175039p:plain

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SUMIF関数がやることは、①検索範囲を定めて、②条件を指定し、③数値を合計します。

 

 f:id:blue_aoko:20200224175039p:plain 

カッコ内の記述は以下のとおり、検索範囲、条件の指定、合計範囲です。

 

=SUMIF(検索する列,条件の指定,合計する列)

 

いろいろ交錯していますがまずは参考画像です。

f:id:blue_aoko:20200316212937p:plain

 

次に、上の事例をベースに、この関数が指示する内容を日本語に直します。(私なりの理解のための工夫です)

 

[SUMIF]検索する列の中で条件指定に該当する行を特定せよ。その後、合計する列の数値を合計せよ。

[検索する列]シート名20.2の列B2~B63を検索する

[条件の指定]G3(通信費)を条件とし、検索列内で該当する行を特定する

[合計する列]シート名20.2の列A2~A63のなかで、該当行の数値を合計する 

 

補足:範囲固定

ところで、SUMIF関数キャプチャ画像には、「$」マークが入っていることにお気づきでしょうか。

これはセル指定を固定するための記号です。固定すれば、コピペした時にずれません。

尚、条件の指定は固定しません。コピペした時に、下段へずれて欲しいからです。

 

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