aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル、諸々の生きる術など)

仕事のミス・漏れ・忘れ・遅延を減らす◎事務職として働くための地味な工夫

 

仕事上のミス・漏れ・忘れ・遅延を減らすための工夫を紹介します。

目次:

 

書類のミス、漏れを減らす

書類を作成したら、必ずダブルチェックをします。二重に確認することを会社ではダブルチェックと言われたりします。

 

ダブルチェックというのは基本的に二人体制がベストですが、そうもいかない場合も多々あります。

ここでは 作成者自身でダブルチェックを行う方法を紹介します。

 

使う物は、

・透明な30cm定規

・シャーペン(鉛筆など消せる書き物)

 

透明な30cm定規は、例えば下記画像のようなものです。参考までのリンクを貼ります。  

 

ステッドラー 定規 溝付 線引き 30cm 962 02-30
 

  

つたない図解をお送りします。

◆細かい内容の確認は、紙ベースの方が良いです。

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◆定規をあてて、確認したらシャーペンで✓を書きます。

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◆定規を下段に移動させます。確認したら✓を書きます。

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◆全て確認が終わったら、消しゴムで✓を消して書類は完成です。誤りがあれば、修正して再印刷します。

最後に、修正箇所が正しく反映されていることを確認します。

 

以上のダブルチェックの一手間をかけることで、だいぶミスや漏れを減らせます。

このひと手間をかける方が、後から修正・再提出よりも圧倒的に時間も手間もかかりません。

 

作成者自身が二重の確認を行った上、会社として重要な書類であれば上司や先輩が更に確認すると良いと思います。 

中小企業の「その場しのぎ」な仕事で多いのが、適切な業務フローが定まっていないために、ダブルチェックの工程が設けられていないことです。

(担当者の力量に任せると言うと聞こえは良いのですが、それで本当に良いのか疑問に思います。)

 

提出忘れを減らす

指示された仕事を忘れずに行うするための方法を紹介します。

 

仕事の予定を書き込むものを1つに決めます。

「卓上カレンダー」か「スケジュールノート」のいずれかで、私は、スケジュールノートが一番良いと思っています。

 

下記は市販の手帳です。

ポイントは、締切日だけでなく、進捗確認日や作業日などの業務を進める予定まで書きこむのです。

締切日当日に思い出したところで仕事は終わらない可能性があります。

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予定やメモの書き方について、記事後半に関連記事のリンクを貼りますので、よろければそちらもご覧ください。

 

Googleカレンダーは便利ですが、会社のアカウントであらゆる抜け漏れ対策の書き込みをすると忘れっぽいことが大バレになるし、かといってプライベートアカウントにログインはしたくありません。

日常生活ではGoogleカレンダーにお世話になっていますが、仕事で活用することは難しかったです。私の場合。

 

仕事の遅延を減らす

遅延を減らすことの基本として、優先順位を明らかにします。

 

第1位:期限

第2位:完成度

 

大切なのは完成度ではなく、期限です。

 

期限の定義について補足します。

提出したら、まず間違いなく上司の指摘を受けることでしょう。指摘を受けた箇所を修正し、上司のOKが出るところまでを期限内に完了するのです。

 

期限日に提出→修正→期限後に再提出、というのはNGです。

 

完成度についても説明します。

資料の本筋に関係のない装飾には時間をかけません。

 

例えば、

・使うフォントは1つに統一する。(メイリオやゴシック)

 ちなみに、長い文章を読んでもらう時は明朝体とかが良いそうです。 

・フォントサイズは題目と本文で変えるのみ、なので2種類まで。

・資料内で使う色は多くて3色まで。

というルールで作ってみてください。 

 

どんなに自分では良い具合に仕上がっていると思っても、上司の目からすると気になるところがあって指摘は受けるものです。

それに、そんなパーフェクトな社員だなんて、ご自身でも思っていませんよね? 自他ともに認める優秀な社員だったら、ここをご覧にならないはずなので。

であれば、今できる範囲で期限内にさっくりと仕上げる方が良いです。

 

例えば、12月6日に資料作りの指示を受けたとして、以下のスケジュールが考えられます。

指示を受けた日:12月6日(金)午前

提出期限:12月11日(水)

 

提出日までの流れはこうです。

 

12月6日(金)~12月9日(月) 作業期間

12月10日(火)午前 1回目の提出

12月11日(水)午後 再提出(=提出期限)

 

可能であれば、相談日を設ける

もし、相談しやすい環境であれば、相談日を設けるのもアリだと思います。

たとえば、12月6日(金)午前に指示を受けた場合、その日の夕方に1度相談します。

資料作成の方向性が間違っていないかを相談するのです。箇条書きの質素なドラフト(下書き)でOKです。

 

「すみません。指示いただいた資料作成について相談があるのですがよしいでしょうか?」という感じで話しかけます。 

「どんな内容を盛り込んだら良いかわからない部分も多くて、一度、箇条書きの内容を見ていただきたいのですが・・・」という具合に用件を伝えると良いと思います。

 

関連記事ースケジュールノートの使い方

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