aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル、諸々の生きる術など)

Excelで在庫・注文を管理するフォーマット◎中小企業の日常業務にVLOOKUP関数が役立つ

 

販売管理のシステムを導入する必要のない、小規模な管理にはエクセルを活用すると良いです。

 

エクセルで作成すると管理や操作の自由度がありますし、システム導入費用もかかりません。少しだけエクセルの使い方を覚えることで、他の業務にも役立つはずです。

※この解説の画像では、私の都合によりGoogle先生スプレッドシートを使用していますが、関数の使い方は同じなのでご安心ください。 

 

本記事の本命として、記事後半でnoteで発行しているマガジンの紹介いたします。

目次:

 

1.フォーマットの概要説明

 

1)フォーマットのサンプル画像

このようなフォーマットで管理します。

▼受発注表

f:id:blue_aoko:20191226134717p:plain

 

▼商品台帳

f:id:blue_aoko:20191226134758p:plain

 

2)作成するファイル

1つのExcelファイルに2つのシートを作成します。

シート1は「商品台帳」です。

シート2は「受発注表」です。

 ※参考画像は1)のとおりです。

 

3)自動入力

日々の商品の動きを「受発注表」で管理します。

その時に商品名や価格の手入力を省くためにVLOOKUP関数が役立ちます。

 

4)コード管理

「商品台帳」でコードを管理します。

商品の正確な管理のため正式な注文になった商品には「商品コード」を割り振ります。VLOOKUP関数は、この商品コードを参照して、商品名や価格を自動入力します。

 

2.VLOOKUP関数の説明

そもそも関数とは「エクセル大先生への命令言語」です。

エクセル大先生に備わる1つの「便利ツール」であると言えます。

 

1)VLOOKUP関数とは

VLOOKUP関数とは、エクセル大先生に対して①情報を検索し②表示すること、を命令するものです。

 

あらかじめ一覧表にした情報内を検索して、引用させることができます。

引用とは、つまり自動入力を意味します。キーワード検索を行い、欲しい情報を自動入力させる関数です。

 

本フォーマットにおけるキーワードとは商品のコードです。

「コード」を入力することで「商品台帳」内の情報を検索し、「受発注表」へ自動入力します。

 

2)VLOOKUPで繋がるシート

本フォーマットにおける2シート間(商品台帳受発注表)の関係性を図にしました。

f:id:blue_aoko:20191226130706p:plain

 

3)実際の入力内容-受発注表

下図では、受発注表上の品名列E2を選択しています。

セルに表示されているのは「練けし」ですが、入力されているのはVLOOKUP関数です。

f:id:blue_aoko:20191226131151p:plain

 

4)受発注表に入力する関数の解説

 

【入力されている文字】=VLOOKUP(D2,'商品台帳'!$B$2:$J$50,2,FALSE)

 

【意味】=次のとおり情報を検索し表示せよ(検索キーワードはセルD2に示すとおりNERI0001である,検索範囲は'商品台帳'のB2~J50とする,そのうち2列目の情報を表示せよ,完全一致に一致するキーワードで呼び出せ)

 

・検索キーワードはセルD2に示すとおりNERI0001である

↓下図は受発注表です

f:id:blue_aoko:20191226133548p:plain

 

・検索範囲は'商品台帳'のB2~J50とする

・そのうち2列目の情報を表示せよ

(検索キーワードは'受発注表'D2に示すとおり”NERI0001"である)

↓下図は商品台帳です

f:id:blue_aoko:20191226135902p:plain

 

【補足】「'商品台帳'!$B$2:$J$50」の大元の姿は、「'商品台帳'!B2:J50」です。違いは「$」マークの有無です。「$」は選択範囲を固定したいときに使います。

選択範囲を固定しますと、関数をコピペした時に範囲がズレません。


3.エクセルの便利機能

VLOOKUPも含めて、普段エクセルを使われていないと馴染みが薄いかもしれない機能をピックアップしました。本フォーマットでは、以下の3つは重要です。

 

・関数 - VLOOKUP関数、四則計算の式

・フィルタ

・行固定

 

4.note「中小企業のためのExcelで行う在庫・注文・台帳管理」

noteのマガジンにてフォーマットの概要や運用についてもっと詳しく紹介しています。本記事投稿時点で第6回まで公開しました。

note.com

 

尚、当ブログもnoteも全て趣味で作成・公開しています。厳しいご指摘はご容赦願いたいです・・・。ご質問等はお気軽にどうぞ。

 

(私は自閉症スペクトラム障害と診断されています。自閉症スペクトラム障害は、このようなルールやマニュアル作りを好む傾向にあります。)

 

関連記事:

他にもこんなVLOOKUPの活用方法があります。

www.blue-aoko.com