aoko's blog

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絶対にCCへ入れてはいけない人とは?一斉送信の方法

 

一斉送信をCCで行う・・・

 

この決定的なミスをしてしまったら、血の気が引き、天地がひっくり返るような大きなショックを受けるだろうなと想像しています。CCとBCCの使い分けを間違いなく理解する必要があります。

 

ところで、初めて持った携帯端末はガラケーですか?

またはスマホでしょうか?

 

ガラケーの時代の連絡手段は主にemailで、1台につき1つのメールアドレスを持ちました。アドレスを変えたときはアドレス帳の連絡先へ、「アド変」のお知らせメールを一斉送信するんです。

 

個人のメールアドレスというのは、彼氏彼女が変わる度にアドレスを変えるとか、個性を出すため工夫を凝らすとか、ただの記号ではなく意味を持つものだったんですね。

それはいいとして・・・昨今スマホを持つようになると連絡手段はLINEに変わりました。メールアドレスの設定というのも一斉送信もなんぞやという感じではないでしょうか。

 

会社に勤めると業務連絡や社外の人とのやり取りにemailを使います。 

emailソフトの宛先入力欄には3種類の欄があります。

TO(トゥー)
CC(シーシー)
BCC(ビーシーシー)

 

これらは明確に使い分ける必要があります。

 

【TOとは】用件を伝えたい本命の相手を「TO」に入れます。

【CCとは】自分の上司や、同僚にも情報を共有したい相手には「CC」へ入れてください。

上記2つは、受信側に全て開示されます。
つまり、メールを受け取った全員がTOとCCに誰が入っているか見ることができます。

 

BCCとは】

問題は「BCC」です。
これは、TOとCCに入っている人に内緒でメールを送りたいときに使います。

TOとCCに入っている人は、BCCに入っている宛先を見ることができません。
これは、複数の顧客に向けて、一斉に「お知らせ」や「メルマガ」等を送信したいときに便利です。

 

例えば、こうです。

 

TO=自分のアドレスを入れる → 送った本人は全宛先を見れる

CC=上司、同僚などのアドレスを入れる → 上司、同僚はBCCを見れない

BCC=複数の顧客 → 顧客はTOとCCを見れる(顧客同士は互いに見れません)

 

Gmailの画面を例に見てみましょう。

 

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誤って、顧客の宛先をCCへ入れてしまうと大変なことになります。
顧客同士で宛先を見れてしまうのです。

 

自分の顧客名と連絡先を、顧客同士が知ることになり、情報の流出という事態になるのです。

慣れてきて流れ作業になったときが危ないのです。必ず、流れ作業を止めてBCCとCCを確認しましょう。

 

CCに上司や同僚を入れるかどうかは会社や部署のルールによりますが、多くの場合は上司の管理の都合や情報共有の一環でCCに入るのではないかと思います。

 

一度だけ、取引先が誤ってCCで私を含めた複数の顧客に向けて一斉送信してきたことがありました。お詫びメールに電話、そして再発防止策を講じなければなりません・・・。きっと先方の社内では大きな問題になっていたことだろうと察します。

大変便利な機能ですが、取扱いには十分注意してください。

 

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