aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・諸々の生きる術など)

お得なEMSはどんなサービスか*荷物が届かないときの対処法なども説明


サンプルの発送などによくつかわれるのが日本郵便が提供するEMSです。国際郵便の中でも最も速く荷物を郵送できるサービスです。

世界各国の郵便事業が同様にEMSという名称で国際郵便サービスを提供していますが、国によっては、違う名称になっていることもあるようです。

 

重量制限は30kgまでと想像よりも重い荷物を運べますが、あくまで郵便サービスであり宅配や貨物輸送とは区別する必要があります。EMSの利用方法だけでなく留意点(デメリット)も紹介しますので、サービスの特徴を知って上手に使い分けましょう。

 

 目次
◆EMSの送り方
◆送った後:追跡情報を詳しく知りたい
◆送る前に気を付けること

 

 EMSの送り方

1.用意するもの

・INVOICE
・EMSラベル
・梱包用のカートンや書類ケース
・メジャー、はかり

 

順に詳しくみていきましょう。

 

・INVOICE
自社フォーマットでOKです。なければEMSのwebサイトの右側のメニューに「ダウンロード」というリンクあり、そちらからフォーマットをダウンロードすることが可能です。荷物に添付するのは2~3枚で、1枚は自社の控えです。

 

・EMSラベル

郵便局の窓口で入手可能です。または、集配の人にラベルを持ってきてもらうよう依頼してみましょう。近くの郵便局へ電話してみてください。

ラベルは手書きか、会社によっては印字用のタイプライターを持っているのでそれを使い記入します。書き方は「EMSラベル 記入方法」で検索しますと、日本郵便のサイトが出てきて画像つきで解説があります。

ラベルには、「物品用」と「書類用」がありますから、送る荷物によって使い分けます。もしくは、EMSのwebサイトの右側のメニューに「ダウンロード」というリンクがあり、そちらから「税関告知書」を印刷して使ってもOKです。私は使ったことがなくて詳しい方法がわかりませんが、ラベルを書いた方が楽かなと思います。

f:id:blue_aoko:20190607162059p:plain

 

・梱包用のカートン(段ボール)、書類ケース

物品を送る場合はカートンに入れ、中は緩衝剤をきちんと詰めておきましょう。手荒に取り扱われますので、中身の破損を防ぐために必要です。おそらく今は有料ですが、小さいものに使える物品用の袋や書類用のケースを日本郵便が提供しています。必要であれば、最寄りの郵便局で購入するか、集配時に持ってきてもらえるように頼みましょう。

 

・メジャー、はかり

集荷依頼をかけるときに、大きさや重量を聞かれることがありますので控えておくと便利です。なければ、だいたいの数字でも構いません。ただし、国際宅配便や貨物輸送の場合は計量が必要なので揃えておきましょう。

 

2.発送方法

1)荷物を梱包します。一般的に、国際輸送する荷物は透明テープをH貼り(上下両面)します。

f:id:blue_aoko:20190607180021p:plain

 

2)Invoiceとラベルを用意します。

 **ラベルに内容品を書ききれない場合は?

「税関告知書補助用紙」というフォーマットがwebサイトでダウンロードできます。

アクセス方法:右側メニューのダウンロード>税関告知書

 **複数小口の場合は?

1カートンにつき1枚のラベルとインボイスを用意する必要があります。クーリエサービスのように、1枚の送り状をコピーして使用することは不可です。

 

3)電話で集荷を依頼するか、郵便局へ持ち込みます。マイページに登録するとwebからも集荷依頼をかけることが可能となりとても便利です。

 

4)後納契約がなければ集荷時に料金を支払い、ラベルの控えを受け取ります。
控えはインボイスと一緒にファイルへ保管します。

 

送った後:郵送状況を確認したい

EMSのラベルには追跡番号があらかじめ割り振られています。その番号を元に、EMSのwebサイトより荷物の輸送状況を調べることが可能です。

f:id:blue_aoko:20190607162329p:plain

 

追跡情報の更新が止まっている場合の次の手段です。 

現地の郵便局のサイトへ直にアクセスして追跡情報を出してみましょう。

日本郵便のサイトへ反映されるまでタイムラグがあるため、最新の状況を確認できる場合があります。方法はこうです。

日本郵便のサイトの下の方へスクロールしていただくと、海外の郵便局のリンクが掲載されています。

f:id:blue_aoko:20190607162557p:plain

どの国も英語対応していることが多いと思うので、言語を英語に切り替えてみるとわかりやすいです。それでも解決しない場合は、日本郵便へ問い合わせることができますが、税関で止まっている場合は基本的にはどうすることもできないと思ってください。

前述のダウンロードページには「調査請求書」というフォーマットがありますので、これを提出することで荷物の行方を調査請求をできますが、手間をかけるだけ無駄になる可能性は十分にあります。

現地税関で止まっている場合は、無事に許可が下りるか、許可が下りず日本へ戻されるのを待つほかありません。 貨物の日本へ戻されるまでは数ヶ月かかると思います。

 

送る前に気を付けること

1.サービス品質について

冒頭であくまで郵便サービスであると記載しました。

料金は抑えられますが、サービスの品質が現地の郵便局や配達員の質によって決まってくるというのが留意点です。民間業者と郵便事業のサービス品質には当然ながら差が出てくるものと思ってください。特に中国や、発展途上国に送る場合、配達員が荷物を紛失することは十分にあり得ますので、確実に届けたい商品は、EMSではなく国際宅配サービスを使います。

 もちろん民間業者でも個々の配達員のレベルや勤務態度によるところはありますが、郵便に比べて信頼度は高いです。

 

2.送れない荷物について

当然ですが、日本で輸出を禁止されているもの、届け先で輸入を禁止されているものは送ることができません。 

例えば、薬、わいせつ画像、著作権侵害品等は輸出が禁止されています。バッテリー等の危険品は航空機に搭載できないため送ることができません。生鮮食品は検疫の観点から輸入側でNGとなる可能性大です。

 

詳しくは日本郵便サイト上の国・地域情報より、あらかじめ確認しておきましょう。

f:id:blue_aoko:20190607163129p:plain

 

3.EMSでしか送れないものは?

個人宛てに荷物を送りたいときはEMSを使います。ほとんどのクーリエ業者は、個人宛ての発送を受け付けていません。その点、EMSは郵便ですので個人宛てに送ることが可能です。EMSとクーリエは発送する物や送り先によって上手に使い分けしましょう。

 

*経験ベースの記事ですのであくまでご参考としてください。

 

貿易事務 一覧へ