aoko's blog

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電話対応に便利な伝言メモの作り方◎ワードで作る

 

電話対応時にあると便利な伝言メモの作り方を紹介いたします。

Wordで作成・印刷して利用する方法です。会社の規則によりますが、自由に印刷OKでしたら作ってみてください。(裏紙利用を推奨している会社であれば裏紙で。)

目次:

 

サンプル画像

このような伝言メモを作ります。A4を4分割したサイズ、A6になります。

 

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フォーマットを用意することの意味

少し話が迂回しますが、フォーマットを作る目的を考えます。他の仕事にも応用できる考え方です。

 

▼手書きする文字数が減りますので、手間と時間を省くことができます。

事務職では特に、何十回、何百回も「折り返しお願いします」という伝言メモを社内の人間のデスクに置くことになろうかと思います。(会社によりますが)

 

▼フォーマットに従って漏れなく記入することで、伝え(書き)忘れの対策になります。

 

▼手書きに苦手意識を持つ人にとってはできるだけ手書きが少ない方が心理的負担が少ないと思います。読む側も「読みやすい」です。

 

このように、繰り返しの作業を減らすテンプレート化することは業務効率のアップへつながります。

 

電話対応時のメモの基本

作成にあたって、メモにはどうのようなことを書くのか確認しましょう。

電話のメモには、「いつ」「誰から」「誰へ」の電話で、「何してほしいのか」(何の用件で)を記載します。

用件については、直接本人同士で話したい場合もあるので必ずしも聞く必要はないケースもあります。会社や部署毎のやり方があると思うので先輩方のやり方に倣うのが良いかと思います。

先方が説明してくれた場合は、きちんとメモとして控えましょう。

ちなみに手書きだとこうなります。このようなメモを付箋などに書いて机に置くのが通常かと思います。

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田中さん 6/1 15:30

カ)かきくけこ の山田さんより
電話ありました。

折り返し電話をお願いします。
Tel: 090-1111-1111

メールの件とのことです。

      斉藤
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フォーマットを作成する

上記のポイントを踏まえてWordでフォーマットを作成します。

印刷用紙サイズはA4の状態で作成します。印刷時に調整してA6にします。

 

▼早速サンプルを見てみましょう。

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▼上記のフォーマットに、手書きで記入するとこんな感じになります。

「折り返しご連絡願います」と手書きする必要がありません。チェックを入れればOKです。 

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印刷

1枚の伝言メモはA6サイズにしたいです。A4では大きすぎますので。

 

▼A4用紙に4面印刷すると、1面はA6サイズになります。

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▼4面印刷は、印刷プレビュー画面から設定できます。

「プリンタのプロパティ」をクリックし、4 in 1 の設定へ変更します。私のプリンタは古いので参考になるかわかりませんが、一応参考画像を出しておきます。

 

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▼A4用紙を4分割します。

半分に折れば手でも切れるし、カッターでも良いのでやりやすい方法で切ります。

これでA6サイズの伝言メモの完成です。

 

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