aoko's blog

社会に出て困難を感じる人へ(社会人・事務・貿易事務スキル・生きる術?など)

言った言わないトラブルを回避、記録を残して自分を守る◎ビジネスメールの活用

 

メールはただの連絡手段ではなく、あなたを守るツールでもあることを書きたいと思います。

「メールで記録を残す」という方法を身に着けるととても有効です。

大切な連絡はメールで行いましょう。具体的な事例とともに例文も紹介いたします。

目次:

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対社内:「報告メール」と「確認メール」で指示の記録を残す

 

重大案件の進行に関して、指示を受けて仕事を行う側の私たちにとって、とても厄介な展開とはなんだと思いますか?

 

私が思うに最も厄介ないことの1つが、記事のタイトルにあるように「指示をした、していない。」という上司との認識の食い違いです。もっと言うと個人的には「責任転嫁」をされたくないと思っています・・・。

 

「そんな報告受けていない、君が勝手にやったことだ」という具合の手のひら返しをされたら困ってしまいます。かといって上司に「証拠が欲しいので、それについてはメールで指示をください」とお願いすることも難しいと思います。 

そこで有効なのが、あなたからメールを送ることです。

 

 具体的には・・・

1.上司に進捗報告メールを入れる

2.口頭の指示内容をメールにして確認を求める

 

それぞれの事例と例文、ポイントを見て行きましょう。

 

1.上司に進捗報告メールを入れる

繰り返しになりますが、重要案件については進捗報告メールを入れる方が良いです。その判断のポイントとしては、「報告を受けていない」 とか「知らかなかった」などと上司や組織全体から責任転嫁されかねないような重要な案件の場合です。

トラブルの解決や、お詫びメール、重要な手続き、ルール違反な手続きなどが当てはまるかなと思います。

 

社員一人に責任を押し付けてなんとしようと考える輩が、組織の上の方には少ならからず絶対にいると思います、特に古い体質の企業には。

私の場合ですが、明らかに拡大解釈というかルールを逸脱するような手続きを私名義で「やれ」と指示を受けたことがあります。ほぼほぼ違反ではないかと指摘しましたが、とにかく「やれ」です。断ることもできず、仕方なく自分の身を守る手段として上司と関連部署の責任者に進捗報告メールを送り「勝手にやったのではない」という証拠を残しました。幸い、それ以上のトラブルには発展しませんでしたが、個人的にトラウマです・・・。

 

脱線しましたが進捗報告メールについて例文を見てみましょう。

 

▼進捗報告メールの例文

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〇〇課長

 

お疲れさまです。

 

〇〇の件ですが、指示いただいたとおり進めております。

・××× ⇒ 書類待ち

・××× ⇒ 確認済み

・××× ⇒ 〇月〇日予定

 

念のためご報告までです。

何かあれば随時お知らせいたします。

 

以上、よろしくお願いいたします。

 

斉藤

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ポイントは、「報告まで」なのでシンプルに簡潔な文章にすることです。長文を書くと「そんなに報告に時間をかけなくていい」と言われかねないので。

 

2.口頭の指示内容をメールにして確認を求める

 

個人的に口頭で指示をされるのがとても困ります。

これは自分を守るためでもありますが、同時に確認を行うことで業務を正しく遂行する目的もあります。

どうしても1回きりの説明では、お互いに抜け漏れあるかもしれませんので、一度指示内容確認した上で業務を進める方がスムーズかなと思います。あとでやり直すと余計な手間と時間がかかります。

例文を見てみましょう。

 

▼指示内容の確認メール 

----------------------------------------

〇〇課長

 

お疲れ様です。

 

掲題の件ですが、今後の業務内容とスケジュール

についてまとめました。

お手数ですが、内容に漏れがないか一度ご確認

いただけないでしょうか。

 

・〇月〇日 ×××の提出 締切

・〇月〇日 ×××の依頼

・〇月〇日 ×××決定(予定)

 

お忙しいところ申し訳ありません。

後で確認を受けたく伺います。

 

以上、よろしくお願いいたします。

 

斉藤

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ポイントは「仕事が漏れないように確認してもらいたい」というお願いの姿勢を貫くことです。いつもメールを返信しない相手や返信を要求しにくい相手の場合は「確認を受けるため伺う」と書いておきましょう。そして、実際に上司の元へ行き、内容を確認してもらって完了です。

(確認メールに対して返信をもらえるのがベストですが、そこまで上司に言うことは困難なのでやりません。)

 

対取引先:「一筆のお願い」と「確認メール」で指示の記録を残す

あなたの客先から急ぎの指示や発注の依頼を受けたとします。電話で「とりあえず発注の手配をお願いします」と言われたらどうしますか?

 

ベストな受け答えの例を書いてみます。

「かしこまりました。一応、弊社の社内手続き上、注文書が必要なのですがすぐに送っていただくことって可能ですか?」

ポイント: まずは、すぐに注文書の発行が可能か確認します。そこで手続きに少し時間がかかると言われた場合は、メールで一筆をお願いするのです。理由を挙げるとしたら「弊社の手続きの都合」と言えば理解してくれると思います。

 

「承知しました、注文書はご用意でき次第お願いします。お手数ですが、取り急ぎメールで構いませんのでご注文の指示を送っていただけないでしょうか?」

ポイント:このような形で、最低でもメールで送ってもらうことをお願いします。

 

あるいは、最悪はあなたが確認メールを送ります。メール本文の例文を紹介します。

---------------------------

先ほどお電話にて下記のとおりご注文を承りました。

[ご注文内容]

・〇〇 〇個 @50円

・〇〇 〇個 @50円

お手数ですが、内容に相違ないことをご確認いただきご返信いただけますようお願いいたします。

ご返信メールをもちまして、ご注文を確定させていただきます。

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そして、このような確認メールに対して客先の返答をもらいます。

例えば「メールの内容OKです。その通り手配を進めてください。」という形で相手の返信をもらえば、この注文内容に関して指示を受けた記録が残ります。

 

 

例えば、あなたが指示通り品物を手配したのに、客先が「いや、うちは発注書出してないよ」と言ってきたらどうしますか?

 

あなたは手配をストップしなければならないし、ストップできなかった場合、売る予定がない品物を仕入れることになってしまいます。このような事態を回避するため、相手の指示の証拠が必要となります。

発注かけてない、言った言わない、はとても深刻なトラブルです。会社としての防衛策の1つはは記録を残すことだと思いますし、それはあなたや私のような事務の役割でもあります。

 

 

あなたが依頼する場合の「正しい指示を通す工夫」

 

今度はあなたが依頼や指示をする立場になった場合です。

その時に考えることは、「正しい指示を出しているかどうか」です。

口頭や電話で仕事の依頼をするだけでは、やはり言った言わないが生じる可能性があります。また、相手が聞き逃す可能性もあります。

 

ここで重要なのは「仕事を遂行するためにベストなことは何か?」という考え方です。

 

仮に口頭で指示したはずが仕事が漏れてしまった場合、「指示した通りにやれ」と相手を責めたところで仕事は補完されますか?

相手を責めても仕事の遂行には何の意味もありません。

あなたがすべきことは、仕事に漏れの生じないような工夫です。この場合電話で話した後、メールでも指示内容を箇条書きで送ることです。

こうすれば指示は明確になりますし、言った言わないを避けられます。

 

迷ったときや、客先が確認メールに応じない場合は、速やかに上司に相談しましょう。また、これはあくまで私の勤務していた会社での対応例ですので参考までになってしまうと思います。ご了承ください。

 

2019.7.17修正 

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